Agent d’approvisionnement at World Vision

Description du poste:

1. Supporter les initiatives en matière de planification/consolidation des achats et la mise en place de contrats à long terme.

2. Garantir l’application du processus d’achat:
Recevoir, enregistrer et faire le suivi des réquisitions : recevoir les demandes d’achat, vérifier leur conformité et les enregistrer sur la feuille de suivi.

Demandes de pro-forma et analyse d’offres :
Choisir les méthodes d’achats les plus indiquées en se fondant sur une solide compréhension des pratiques et politiques établies par WVH. Préparer les soumissions auprès des fournisseurs, recevoir les pro-forma, remplir la grille d’analyse et recommander les meilleurs offres pour approbation.

Préparation et distribution de commandes : préparer des bons de commandes et ou contrats, les faire enregistrer dans l’outil de suivi des commandes d’achats et les soumettre au gestionnaire de l’approvisionnement pour fins de vérification et d’approbation. Transmettre des bons de commandes et ou contrats et faire le suivi nécessaire pour livraison selon les dates convenues avec les fournisseurs et les besoins des départements.

Contrat : faciliter lorsque nécessaire les négociations avec les fournisseurs. Assurer la bonne gestion des contrats et leur utilisation optimale. Veiller à de bonnes relations avec les fournisseurs ainsi que les clients internes.
Comité d’achats: fournir au besoin un support administratif au comité d’achat.
Livraisons: travailler en liaison avec les entrepôts et le personnel en charge de la réception des biens et assurer un suivi adéquat des livraisons.
Paiement: préparer et mettre à jour la documentation requise par le département des finances pour le paiement des biens et services.

S’assurer que toutes les procédures d’approvisionnement sont adéquatement documentées et que les dossiers d’approvisionnement sont conservés tel qu’indiqué par le manuel financier de World Vision et selon les exigences du manuel d’achat.

Qualifications requises:

 Diplôme d’études universitaires
 2 à 3 ans d’expérience au niveau de la logistique et des achats
 Gestion personnelle, incluant de l’initiative et de l’auto-motivation
 Habileté à gérer les priorités et entreprendre des nouvelles tâches rapidement
 Habileté à rédiger des rapports écrits avec raisonnement et clarté d’expression
 Habileté à interpréter et expliquer des documents et systèmes complexes et aider d’autres dans leur application.
 Fortes compétences de gestion, incluant être attentif aux détails.
 Compétences informatiques avancées (Word, Excel, Access, Lotus Notes)
 Bonne capacité d’expression en anglais (à l’oral et à l’écrit)
 Ouverture interculturelle, vision du monde flexible, maturité émotionnelle et endurance physique.
 Habileté à faire preuve d’un bon esprit d’équipe et de travailler dans un environnement qui en fait la promotion.
 Habileté à accomplir les autres tâches demandées par le superviseur.
 Flexible, polyvalent et proactif