http://job509.com/feed/sector/4 Job509 RSS Feed - Administration & Office Support en-us 40 Tue, 07 Apr 2026 01:15:30 GMT http://job509.com/jobs/show/3096-executive-assistant We are seeking a highly skilled and dynamic Executive Personal Assistant to serve as the right-hand support to a senior executive managing multiple companies across various industries. This is a high-level role for a highly organized, experienced professional who thrives in fast-paced, multi-faceted environments. Key Responsibilities: • Manage daily schedules, meetings, travel plans, and deadlines • Draft, review, and respond to emails and correspondence in English, French, and Spanish • Handle follow-ups with partners, suppliers, staff, and other stakeholders • Coordinate across multiple businesses and departments • Maintain confidentiality, professionalism, and efficiency in all communications • Prepare reports, presentations, and summaries as needed • Assist in overseeing special projects and time-sensitive tasks http://job509.com/jobs/show/3096-executive-assistant http://job509.com/jobs/show/3088-assistant-e-administratif-ve L’Assistant(e) Administratif/ve intervient dans plusieurs domaines : la gestion administrative, l'organisation, la communication et la documentation. Il/Elle joue un rôle clé dans la coordination des actions de la direction et collabore avec les services de l’administration, des finances et des achats. Ses missions incluent : • Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques. • Rédiger, classer et archiver divers documents administratifs et comptables. • Assurer le suivi des courriers entrants et sortants. • Gérer l’inventaire et l’approvisionnement des fournitures de bureau. • Planifier les réunions et organiser l’agenda de la direction. • Assurer la gestion des contrats, des échéances et des paiements. • Coordonner les déplacements professionnels et la logistique interne. • Seconder les services de comptabilité et de gestion financière. • Effectuer toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement administratif. http://job509.com/jobs/show/3088-assistant-e-administratif-ve http://job509.com/jobs/show/3078-finance-and-hr-coordinator • Ensure all necessary documentation complies with all laws, policies and regulations of the industry, country and company. • Manage accounts payable and receivable, entering and generating invoices in Quickbooks • Coordinate payroll and employee data • Prepare paperwork & reports for import and export considering compliance and annual audit requirements • Generate POs for supply purchases • Provide general administrative support as needed http://job509.com/jobs/show/3078-finance-and-hr-coordinator http://job509.com/jobs/show/3055-surveillant-general-de-securit- Adjoint au Directeur des Operations il l'assiste dans la gestion operationnelle et administrative des Agents de Securite et des Agents de Securite Rapprochee. Il participe a la formation de base et continue des personnels. http://job509.com/jobs/show/3055-surveillant-general-de-securit- http://job509.com/jobs/show/3045-secretaire-comptable DESCRIPTION DU POSTE ET MISSIONS : Anio Agency, expert de la vente de biens immobiliers et de la gestion locative, recherche pour emploi immédiat : UN(E) SECRETAIRE COMPTABLE (H/F) Ce poste est basé à DELMAS. En tant que Secrétaire Comptable, vous intégrerez l'équipe chargée de la gestion administrative et comptable de l'agence. Vous aurez comme missions : - Assurer le bon fonctionnement des opérations financières… - Assister la direction dans une partie de ses tâches administratives et comptabilités courantes de l’agence… - Assurer l’accueil physique et téléphonique, mails… - Participer à la gestion locative et du patrimoine… - Assurer les échanges entre les agents commerciaux immobiliers qui gèrent les activés de l’agence auprès des communautés haïtiennes à l’étranger et le bureau central ; - Assurer le suivi des paiements et des encaissements ; - Suivre intégralement les dossiers et assister les agents commerciaux immobiliers http://job509.com/jobs/show/3045-secretaire-comptable http://job509.com/jobs/show/2943-assistant-administratif Assistance Administrative du propriétaire, dans toutes ses activités. Détails lors de rencontre/ entrevue éventuelle. http://job509.com/jobs/show/2943-assistant-administratif http://job509.com/jobs/show/2953-assistante-des-ressources-humaines • Assister le Coordonnateur des Ressources Humaines dans l’organisation des séances d’orientation pour les nouveaux employés. • Faire les suivis d’embauche. • Gestion de l’archive du département RH. • Garder à jour la base de données électroniques des employés. • Gérer la présence et absences des employés. • Assurer les derniers suivis de fin de service. • Préparer un rapport mensuel du nombre d’employés qui ont démissionnés et licenciés. • Gérer le congé des employés. • Assurer la gestion de la liste des anniversaires de l’ensemble du personnel chaque début de mois. • Assurer les suivis des évènements spéciaux planifiés par le département RH. • Gérer les suivis pour l’assurance de santé des employés avec la AIC (Réclamation, enrôlement, annulation, changement). • Préparer les attestations d’emploi pour les employés. • Assurer les suivis pour les promotions, les augmentations, et le transfert des employés. • Préparer les correspondances des employés pour ONA, DGI, OFATMA. • Sous la direction du Coordonnateur RH, envoyer des emails d’information aux employés. • Gérer la procédure des doléances et suggestions des employés. • Préparer un rapport mensuel résumant les doléances et suggestions des employés. • Recevoir les doléances des employés pour les acheminer aux concernés du DRH. • Assurer les suivis pour les demandes de prêt interne des employés. • Rédactions des échéanciers pour les prêts internes et achats à crédit. • Assurer les suivis pour le paiement des chèques à payer pour les dettes internes et externes, des employés. • Préparer les réquisitions de chèque ou OP pour payroll des journaliers, avance sur/de salaire, per diem… des 3 compagnies et les projets. • Préparer le payroll des journaliers. • Préparer un rapport mensuel de payroll des journaliers du groupe. • Préparation des enveloppes de payroll (Hebdomadaire, quinzaine et mensuel). • Placer les commandes de fournitures pour le Département des Ressources Humaines. • Distribution des courriers aux employés. • Remplacer la réceptionniste en cas d’absence. • Exécuter toutes les autres taches connexes au département RH. http://job509.com/jobs/show/2953-assistante-des-ressources-humaines http://job509.com/jobs/show/2940-bookkeeper Name of the Position: BOOKKEEPER DEPARTMENT: FINANCE REPORTS TO: The Chief Financial Officer PURPOSE & SCOPE: The Bookkeeper is an essential part of maintaining the MFK’s financial health and compliance and understand the basic workings of MFK finances including accounts payable, accounts receivable and budgetary projections. He should be detail-oriented but still have the ability to consider the big picture of what their data says about a company’s finances. Bookkeeper should be highly skilled in mathematics, able to perform basic operations mentally to quickly check the accuracy of database information. He should also use professionalism to maintain discretion and privacy at all times when dealing with sensitive company details and customer information. DUTIES & KEY REPSONSIBILITIES OF THE POSITION Keep bank accounts up to date. Ensure customs clearance activities as well as execute certain purchases of consumables. This position is responsible for entering all accounting and financial transactions as well as the archiving of documents. The Bookkeeper reports directly to the Chief Financial Officer The Bookkeeper must: ● Prepare checks daily for all MFK transactions ● Coordinate bank account transactions ● Ensure the confidentiality of all MFK financial transactions ● Execute purchase of cleaning products and equipment in conjunction with the Quality Department in the Dominican Republic (Dajabon) if need be ● Prepare payroll and pay staff on time at the end of each month ● Pay taxes (DGI & ONA) on time to avoid late penalties ● Manage the renewal of the Tax Exemption and the Certificate of License to avoid delays in customs clearance operations ● Ensure the management of Petty Cash daily ● Support the small MFK office / depot in Port-au-Prince ● Check all bank transactions made on the various MFK accounts by the Port-au-Prince Depot Manager ● Enter financial information in QuickBooks on a regular basis under the supervision of the U.S.-based accountant ● File and archive for up to 5 years all supporting documentation ● Support the external audit in Haiti ● Facilitate shipment of samples to external laboratories ● Manage incoming correspondence and parcels at the airport ● Coordinate the transport of containers from the Cap-Haitien terminal to MFK ● Ensure the payment of the various goods, services and consumables (e.g., communication, security, fuel) by MFK ● Perform all other accounting tasks upon request MFK Management. http://job509.com/jobs/show/2940-bookkeeper http://job509.com/jobs/show/2882-responsable-organisation-et-methodes Le rôle du Responsable Organisation et Méthodes est de vérifier l’exactitude des informations organisationnelles et opérationnelles de l’entreprise, et adopter de nouvelles méthodes de travail afin d’accroître son rendement. Assure une analyse et un contrôle des activités de l'entreprise, porte un regard sur l’application des procédures internes et synthétise les écarts identifiés auprès de sa direction de rattachement, propose des éléments de redressement institutionnels et suit la mise en place des recommandations. Activités et tâches relatives au poste •Vérifier l'exactitude des informations organisationnelles et opérationnelles de l'entreprise. •Travailler en étroite collaboration avec le Support Technique pour développer et mettre en œuvre des procédures (suivis techniques et administratifs) pour toutes les problématiques clients. •Développer les procédures administratives, opérationnelles et commerciales de l'entreprise. •Effectuer un suivi du respect des règles et des procédures à l’interne. •Concevoir les diagrammes de flux opérationnels des processus de l’organisation. •Analyser les diagrammes de flux pour la réingénierie des processus. •Proposer des éléments de redressement institutionnel et suivre la mise en œuvre des recommandations et des actions correctives. •Aider l'entreprise à atteindre ses objectifs en évaluant méthodiquement et systématiquement sa gestion des risques, ses procédures de contrôle et sa gouvernance. •Elaborer et adapter les outils d'analyse, les indicateurs, au sein de l’entreprise •Mesurer les risques et les performances •Rédiger et transmettre les rapports d'Audit auprès de la Direction Générale •Définir le plan d’audit de l’entreprise et de ses filiales. •Réaliser des missions d’audit (observation, entretiens avec les collaborateurs concernés par l’audit, formulation de pistes d’amélioration, rédaction de rapport de mission …) •Mettre en place un système de contrôle interne et de gestion des risques (analyse et vérification de l’efficacité des procédures de contrôle). •Vérifier la conformité réglementaire et légale des dispositifs mis en place •Assurer les formations aux nouveaux outils. •Évaluer l’efficacité du système de contrôle mis en place et effectuer des recommandations en vue de son amélioration. •Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations issues des missions de contrôle interne et externe. •Définir les nouveaux processus de transformation digitale et assurer l'exécution. •Assurer la mise en place de nouvelles procédures ou la réingénierie de procédures pour la transformation numérique. •Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur Salesforce pour implémenter les processus sur le logiciel afin de créer les configurations ensemble. •Coordonner avec les responsables de département pour toutes les implémentations de processus digitaux. •Superviser et évaluer la performance des officiers sous sa supervision dans le développement ainsi que la réalisation des projets. •Planifier et coordonner les séances de formation pour le staff concerné sur les nouveaux processus et procédures implémentés. •Superviser et surveiller les séances de formation sur les nouvelles implémentations pour le staff. •Assurer la campagne de communication et lancement officiel des nouveaux processus de transformation digitale pour l'organisation. •Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son Supérieur Hiérarchique, ou de la Direction Générale selon ses responsabilités http://job509.com/jobs/show/2882-responsable-organisation-et-methodes http://job509.com/jobs/show/2877-caissier-e- Le/La ou caissier(e)fait partie du département des Ventes et en tant que telle est sous la supervision du responsable de vente et cependant partage ses rapports avec le Directeur des Ventes et le Chef comptable de l’entreprise. Le/La caissier(e) n’a personne sous sa supervision directe et travaille de concert avec les autres départements, notamment le département de la logistique (Entrepôts), le département des Finances (comptabilité, audit) et les autres départements tels que le département de la sécurité et celui des ressources humaines. Le/la caissier(e) a pour objectif de s’assurer de l’exactitude des transactions réalisées à la caisse. Les transactions de ventes, de retours, d’échanges, de monnaies sont sous sa responsabilité. Les rapports de fin de journée doivent être remis chaque jour ou l’entreprise est en opération. Les rapports de caisses, les montants soumis au département des Finances doivent coïncider avec les inventaires et mouvements de stocks qu’aura enregistré le responsable du département de la logistique. Le/La caissier(e) représente également l’entreprise car il/elle est le contact avec nos clients venus prendre livraison de leurs marchandises sur notre site. Le/la caissier(e) est également responsable de la réconciliation avec les chauffeurs de route qui ont pour mission de distribuer les produits dans leurs zones respectives. http://job509.com/jobs/show/2877-caissier-e- http://job509.com/jobs/show/2872-2-ap-supervisor-morne-pelee-et-bois-de-lance- Le AP Supervisor est responsable de la performance du PZ. Il/elle coordonne la planification, l’exécution, le suivi et l’évaluation des activités du PZ en conformité avec la stratégie de World Vison Haïti et dans le respect des normes et procédures d’exécution de l’institution. Il/elle agira en tant que leader et dirigera les activités des différentes unités placées sous sa supervision pour contribuer à l’atteinte des objectifs du programme. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES • Assurer la conduite des activités dans le respect des normes techniques définis par le partenariat á savoir : le LEAP, les modèles de projet, le DPA, les approches de programme. • Coordonner la préparation des plans détaillés annuels, la planification des activités clés du programme et leur exécution conformément au plan d’action, ITT, budget approuvé par le Bureau de support. • Assurer la coordination et la synergie entre les composantes du Programme (parrainage, survie de l’enfant, apprentissage et croissance, mobilisation communautaire, projet spécial, etc.) Managériale - Monitorer la bonne utilisation, la gestion saine et transparente des ressources afin de garantir l’atteinte des objectifs, la fiabilité et la qualité des rapports techniques et financiers selon les normes et principes de l’institution. - Mettre en place un système de coordination, gestion et de supervision efficaces amenant à l’existence d’une équipe forte, efficace et efficiente. - Assurer la mise en place et le respect par le personnel des procédures financières, administratives et logistiques. - Garantir la mise en œuvre du système de gestion de la performance de World Vision dans le respect des normes, standards et calendriers établis. - Participer activement au processus de recrutement et d’orientation du personnel du PZ Mise en réseau et Plaidoyer • Assurer que les activités de plaidoyer conduites au niveau du PZ impactent la vie des plus vulnérables. • Développer et entretenir des partenariats stratégiques pour assurer une meilleure utilisation des ressources. Monitorage évaluation rapportage • Assurer le bon fonctionnement d’un système de suivi et évaluation performant dans la collecte des données, le suivi régulier des informations, la documentation des résultats démontrant des effets et un impact significatif sur les plus vulnérables (selon la définition technique de WV). http://job509.com/jobs/show/2872-2-ap-supervisor-morne-pelee-et-bois-de-lance- http://job509.com/jobs/show/2869-sponsorship-coordinator-nord Gérer les Opérations du Parrainage dans le respect des procédures définis par les Standards Révisés au niveau des Clusters et en conformité avec les exigences du Partenariat afin de contribuer au bien-être des enfants et leur communauté. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Listez les phrases décrivant les résultats finaux de cette position et les méthodes de réalisation, ainsi que la manière dont ces résultats/cette performance est vérifiée et mesurée. Commencez avec les responsabilités les plus importantes. Major responsibilities End Results Expected % time Garantir le bon fonctionnement des activités de parrainage à l’échelle du cluster II.  Assurer la planification, le suivi et le contrôle de qualité des activités de parrainage  Les dossiers des RC sont à jour et respectent les normes du Partenariat. 30 Assurer la production en temps réel, en quantité suffisante et en qualité des correspondances de Masse (Carte de Vœux et APRs) au niveau de tous les PZs sous sa Supervision  100% des Cartes de Vœux sont expédiées aux Sponsors au 15 Novembre de chaque année  Au moins 98% des APRs sont réalisées à la fin de la période d’expédition des APRs (30 septembre) 20 Coordonner toutes les opérations de production d’informations, photos, de contenus vidéos et de traitement de données pour transmissions aux parrains dans les délais impartis.  100% des correspondances sont distribuées et répondues dans les délais impartis. Les variations sont expliquées par les exceptions/dérogations.  100% de chaque Contenu 2.0 demandé par les Bureaux de Soutien sont soumis et passent la revue de qualité au premier tour de la soumission.  25 S’assurer que le quota annuel de RC requis par PZ est respecté et maintenu en tout temps.  Chaque PZ opère avec le nombre de RC alloué avec une réserve de 2% produit et soumis au Bureau de Soutien.  100% des RCs en Hold sont réactivés dans les 90 jours après leur mise suspension 10 Assurer le renforcement de capacité et le coaching de l’équipe sous sa supervision (SSUI Mobile, Horizon Desktop, et tous les Contenus Sponsorship 2.0, etc) y compris le SBT.  Le Staff est familier dans l’utilisation des Applications  Les outils de facilitation sur les activités du Parrainage sont connus, compris et bien utilisés par le Staff dans son interaction avec les membres de la communauté  Le SBT facilite l’appropriation du parrainage par la communauté. 5 Générer mensuellement les rapports de gestions sur les Indicateurs des Operations du Parrainage en vue d’améliorer l’impact des activités du parrainage en faveur des RCs au niveau de chaque PZ.  Les rapports CMS/S.O.I sont utilisés pour résoudre les aspects de la gestion du bien-être de l’enfant et apporter des solutions appropriées  Le GNOD aide à la gestion administrative du parrainage sur le terrain et réduit les instances  Tout le personnel du PZ est informé sur les instances et les urgences au niveau du PZ et des solutions sont prises. 5 Assurer la réussite de la visite des Sponsors auprès des communautés et des RCs en coordination avec l’équipe centrale du Parrainage.  La famille/la communauté et les RCs sont bien préparées pour accueillir les visites dès leur annonce. 3 Soumettre les rapports de décès des RCs dans le respect des standards et des procédures définis par le Partenariat – et ce de l’assistance à la famille jusqu’au retrait définitif de l’enfant du Système.  Les cas de décès sont communiqués au bureau central (enfant ayant un Sponsor ou non) dans un délai de 2 semaines.  Décrire toute assistance reçue par la famille de la part du PZ  L’état de l’enfant doit être changé dans le système dans les 7 jours après avoir avisé le bureau de soutien « a quitté le programme ». 2 http://job509.com/jobs/show/2869-sponsorship-coordinator-nord http://job509.com/jobs/show/2849-food-assistance-coordinator-ht-earthquake-emmergency-response Le Coordonnateur de projet est responsable de la performance du projet. Il/elle coordonne la planification, l’exécution, le suivi et l’évaluation des activités du projet en conformité avec la stratégie de World Vison Haïti et dans le respect des normes et procédures d’exécution de l’institution. Il/elle agira en tant que leader et dirigera les activités des différentes unités placées sous sa supervision pour contribuer à l’atteinte des objectifs du projet. Activités Principales Technique Assurer la conduite des activités dans le respect des normes techniques définis par le Bureau National á savoir : le Cadre logique, le DIP, le ITT, le budget, les normes de gestion de projet. Coordonner la préparation des plans détaillés annuels, la planification des activités clés du programme et leur exécution conformément au plan d’action, ITT, budget approuvé par le Bureau de support. Assurer la coordination et la synergie entre les composantes du Programme (parrainage, survie de l’enfant, apprentissage et croissance, mobilisation communautaire, projet spécial, etc.) Managériale Monitorer la bonne utilisation, la gestion saine et transparente des ressources afin de garantir l’atteinte des objectifs, la fiabilité et la qualité des rapports techniques et financiers selon les normes et principes de l’institution. Mettre en place un système de coordination, gestion et de supervision efficaces amenant à l’existence d’une équipe forte, efficace et efficiente. Assurer la mise en place et le respect par le personnel des procédures financières, administratives et logistiques. Garantir la mise en œuvre du système de gestion de la performance de World Vision dans le respect des normes, standards et calendriers établis. Participer activement au processus de recrutement et d’orientation du personnel du projet. Aider à entreprendre le renforcement des capacités des différents groupes impliqués dans les projets, y compris les comités d'assainissement des ménages, les comités de l'eau, les promoteurs d'hygiène communautaire, dans les aspects de l'assainissement de l'eau et de l'hygiène dans une situation humanitaire d'urgence. Effectuer une analyse de la qualité de l'eau (microbienne, physique et chimique) de l'eau traitée à l'aide d'un kit de qualité de l'eau potable, conformément aux directives techniques sur la qualité de l'eau approuvées par le gouvernement et d'autres donateurs. Coordonner et superviser les travaux de mise en œuvre, y compris la gestion des contrats de construction. S'assurer que la documentation du projet est préparée, y compris les rapports de projet hebdomadaires et mensuels sur l'état de mise en œuvre / construction, conformément aux exigences de World Vision Effectuer des inspections de développement régulières en mettant en évidence les domaines de préoccupation potentiels Aider le responsable du Project à assurer la liaison avec l'équipe des finances et des subventions via le gestionnaire du projet pour suivre les dépenses du projet. examiner les rapports financiers et traiter les demandes de dépenses associées en temps opportun. Mise en réseau et Plaidoyer Assurer que les activités de plaidoyer et de changement de comportement conduites au niveau du projet impactent la vie des plus vulnérables. Développer et entretenir des partenariats stratégiques pour assurer une meilleure utilisation des ressources. Monitorage évaluation rapportage Assurer le bon fonctionnement d’un système de suivi et évaluation performant dans la collecte des données, le suivi régulier des informations, la documentation des résultats démontrant des effets et un impact significatif sur les plus vulnérables (selon la définition technique de WV). http://job509.com/jobs/show/2849-food-assistance-coordinator-ht-earthquake-emmergency-response http://job509.com/jobs/show/2848-food-assistance-field-officer-ht-earthquake-emmergency-response-1-position-dans-les-nippes- Faciliter la mise en œuvre des programmes d'aide alimentaire en mobilisant la communauté pour l'enregistrement, la distribution et l'échange de coupons, la conduite des activités, le choix et la formation des écoles, la vérification du respect des normes d'échange de coupons et de participation, selon aux normes de Vision Mondiale et des donateurs. Activités Principales Participer à l’identification, l’enregistrement et la motivation des bénéficiaires du programme Monitorage évaluation rapportage Assurer le bon fonctionnement d’un système de suivi et évaluation performant dans la collecte des données, le suivi régulier des informations, la documentation des résultats démontrant des effets et un impact significatif sur les plus vulnérables (selon la définition technique de WV) ; S’assurer que les rapports mensuels des de terrain (distribution) soient préparés correctement et soumis au superviseur le 30 de chaque mois au plus tard ; Conduire les visites de suivi de façon régulière dans les centres de distribution et chez les director des ecole pour s’assurer que les produits ou les bons alimentaires, mis à la disposition des bénéficiaires soient gérés et comptabilisés selon les normes de la World Vision et des donateurs. (Remplir les fiches d’inspection) ; Faciliter la mise en œuvre et le suivi de la distribution des produits aux bénéficiaires ciblés, en vérifiant que les stocks sont disponibles chez les Ecole a travers un inventaire physique et l’utilisation d’une fiche de stock ; Assurer que les produits sont gérés et comptabilisés conformément aux procédures et normes de Vision Mondiale et des donateurs. http://job509.com/jobs/show/2848-food-assistance-field-officer-ht-earthquake-emmergency-response-1-position-dans-les-nippes- http://job509.com/jobs/show/2847-cash-based-programming-officer-ht-eer-nippes- Le Cash Based Programing Specialiste aura pour tâche, de participer á l’élaboration et á la supervision de toutes les activités de transfert de fond dans le cadre du projet P. Il/Elle aura aussi à contribuer aux aspects opérationnels et techniques liés à la conception, la planification et la mise en œuvre du projet de sécurité alimentaire d'urgence. Il / elle travaillera en étroite coordination avec le bureau national, l'équipe de gestion des catastrophes (HEA), le bureau régional et les autres parties prenantes. Elle/Il doit aussi fournir un soutien technique a tous les autres projets de sécurité alimentaire (Vivre, Cash, Coupon) gérés par WV. En outre devrait contribuer á l’articulation de la vision qui doit orienter le développement et la qualité des transferts de fonds en tant que composante intégrale des interventions de WV Haïti. Activités Principales Technical Support Assurer le leadership dans l'acquisition de programmes de transferts monétaires pour garantir que les projets travaillent effectivement avec les bénéficiaires visés et atteignent les résultats escomptés en conformité avec le contexte, les besoins humanitaires et la stratégie de réponse, ainsi que la faisabilité opérationnelle et la qualité technique. Supporter techniquement la mise en œuvre des projets de transfert de CASH afin d’assurer le respect des normes et standards de la World Vision et des bailleurs. Faire preuve de bonne maitrise des modalités de Transfert de CASH, en facilitant une approche innovante contribuant au succès des approches de réponse humanitaire du Bureau d’Haïti. Accountability, Learning, Monitoring & Evaluation Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du projet, les bureaux national et régional pour conduire des études, identifier des leçons apprises en regard au contexte local et les publier. Faciliter la mise en place d’un système de suivi et de monitorage pour tous les projets de transferts monétaires (monitorage Post distribution (PDM), monitorage in situe/ surveillance et monitorage par les agents, monitorage du marché, etc.) suivant les directives du bailleur. Superviser / diriger la collecte de données, l'analyse et les rapports conformément aux exigences du donateur et du FPMG en coordination avec le DME de WV-Haïti. Collaborer avec l’équipe des programmes et l’équipe de DME afin de mener des évaluations pertinentes en rapport au projet (CBP) en vue d’une expansion ultérieure. Garantir et supporter la mise en place d’un système de redevabilité fonctionnelle en regard aux bénéficiaires et les normes internationales (en relation aux programmes de réponse et de développement) ,en s’ assurant de la participation active des bénéficiaires entant que partenaire égalitaire, dans la conception, le suivi, l’ évaluation et la mise en œuvre des projets CASH et de coupon. Review and ensure reports related to funds distributed to beneficiaries or vendors and number of beneficiaries (adult male / female, boys and girls) are produced on time for submission and tally with the reports produced by other department. Examiner et veiller à ce que les rapports relatifs aux fonds distribués aux bénéficiaires, aux vendeurs et le nombre de bénéficiaires (hommes / femmes adultes, garçons et filles) soient produits à temps et concordent avec les rapports produits par les autres départements. Partnership and Collaboration Travailler en étroite collaboration avec les prestataires de service financier. Participer au processus de sélection des prestataires, organiser des réunions de suivi, pour prévenir et solutionner les problèmes, monitorer les payements et la soumission des rapports afin de garantir une mise en œuvre réussie. Maintenir et gérer de très bonnes relations avec les partenaires du groupe de travail de Cash transfert, à travers une communication régulière, des rencontres, des formations afin de garantir une mise en œuvre réussie pour le programme du bureau d’Haïti. Participer à tous les forum nationaux et internationaux afin de positionner la World Vision Haiti comme une voix autorisée et connue en matière de gestion de programme de CASH en Haïti. Collaborer avec l'unité d'assistance alimentaire et d'autres membres du personnel du secteur pour maximiser l'utilisation des espèces / bons pour atteindre les objectifs sectoriels http://job509.com/jobs/show/2847-cash-based-programming-officer-ht-eer-nippes- http://job509.com/jobs/show/2841-warehouse-officer-ht-earthquake-response2021-1-position-in-the-nippes- The objective of this work is to provide effective and efficient warehouse operations for earthquake emergency response through high-quality receiving, storage and shipping activities, as well as proper documentation and maintenance of the warehouse building. Main Activities Plan the goods to be received in the warehouse and prepare the space, pallets and all other tools and equipment necessary for this purpose and receive all the goods by checking the quantities, qualities, specifics, descriptions, applicants in relation to the purchase, import or donation documents. Prepare all business records, including ledies, inventory sheets, inventory sheets and share weekly, monthly and annual inventory records with the operations department, finance department and other stakeholders. Carry out the monthly and weekly inventory of the warehouse. Check the quantity, quality and documentation of inventories. Plan experiments on the basis of approved distribution plans. Collaborate with the procurement department of the fleet department to ensure the availability of transportation services. Timely experience based on demand Manage the quality control of warehouse stocks, ensuring the application of the "First Expiry First Out" principle. Ensure that stocks are handled, packaged and stored in accordance with their detailed requirements, which may include temperature, humidity and direct sunlight control requirements. Ensure that the warehouse is always maintained, clean, dry, safe, solid and secure. Ensure that all safety equipment is available and regularly maintained. Stock should be stacked properly at the recommended height to maximize space, but not too high to avoid falls. Make sure storage tools are available and in good condition. Ensure that the business is maintained and controlled against rodents, termites. Fumigation should be carried out if necessary. http://job509.com/jobs/show/2841-warehouse-officer-ht-earthquake-response2021-1-position-in-the-nippes- http://job509.com/jobs/show/2840-logistics-assistant-ht-earthquake-response-2021-1-position-in-the-nippes- The objective of this position is to ensure that logistics activities that include transportation, movement of goods through the supply chain to distribution centers through warehouse (shipment management), fleet management and customs clearance are effective and efficient to positively support the emergency response to the earthquake. Main Activities Major activities Conduct a logistics services capacity assessment for logistics services required for earthquake emergency response in order to have enough logistics service providers with high quality services Managing shipments for imports by collaborating and engaging with suppliers from other countries, Global WVI has prepositioned inventory warehouses to ensure that all imports are tracked, planned, shipped on time. Work with customs brokers, shippers and carriers to ensure imports are cleared in time to avoid delays and to ensure goods arrive at their destination on time and in good conditions. Organize the transportation of relief goods from the warehouse to distribution centers or other warehouses urgently and at the best value for money. (Timely transport and delivery of relief items). Contract management for outsourced logistics service providers that include carriers, customs brokers to ensure that the emergency response to the earthquake in Haiti benefits from high quality logistics services. Manage the fleet of vehicles and motorcycles for the answer, provide and organize the transport required by the staff. Liaise and collaborate with the National Fleet Office for vehicle servicing, maintenance and repairs, insurance processes and vehicle fuel supply. Prepare and submit logistics reports, fuel reports and all weekly and monthly fleet management reports Highlighting areas where urgent support and improvements are needed Manage the pipeline of relief items from the source of imports to distribution centers to the business and identify any gaps in distribution plans and collaborate and engage with the procurement department to address the shortage. Supervise drivers for the emergency response in the event of an earthquake, assign them work and provide or facilitate any training or capacity building required. http://job509.com/jobs/show/2840-logistics-assistant-ht-earthquake-response-2021-1-position-in-the-nippes- http://job509.com/jobs/show/2827-assistant-administrative Assistante Administrative Le role principal de l'assistante administrative sera d'etre le bras droit de la direction. Les taches seront: - Traitements des depenses dans le logiciel de comptabilite - Gestion des employes. Creer un systeme de gestion de HR, avec des fiches de renseignement sur chaque employe. - Gestion de stock de l'administration http://job509.com/jobs/show/2827-assistant-administrative http://job509.com/jobs/show/2826-security-officer-ht-earthquake-response-2021 Assister dans à la mise en œuvre de la politique de sécurité, la procédure et l'infrastructure afin de faciliter un environnement propice à Vision Mondiale pour offrir des programmes dans la sécurité et efficacement dans les bureaux régionaux. Supporter le Security Manager à atténuer les risques au sein de la World Vision Haïti en accord aux meilleures pratiques internationales. Activity: Responsable de la mise en œuvre d'une évaluation de menaces régionaux requérants et des évaluations de risques. Faire le CRS pour les bureaux régionaux et le présenter au Security Manager. Contribuer à la conception et à la mise en œuvre du plan de sécurité et de la stratégie pour le champ. Concevoir et superviser régulièrement des exercices d'évacuation liés aux incidents d'incendie, tremblement de terre et trouble civile. Déterminer les besoins de sécurité du team house et du bureau et faire des recommandations au gestionnaire de sécurité quant à la mise en œuvre d'équipements et de protocoles pour augmenter le personnel requis. Sur le terrain mettre en œuvre et soutenir les stratégies d'hibernation, y compris le pré positionnement des rations et de l'équipement nécessaires. Mettre en œuvre et suivre le mouvement du personnel et des systèmes de suivi dans la poursuite du maintien de la sécurité opérationnelle. Procéder en profondeur à l'évaluation de la sécurité du team house, des installations des bureaux et des entrepôts pour assurer le respect des protocoles de sécurité structurelle de WV. Faciliter l'exécution des programmes annuels de sensibilisation et de formation de sécurité pour l'ensemble du personnel sur le terrain WVH. Liaison et coordination avec les organismes des Nations Unies, les ONGs, la Police nationale, les forces de sécurité et d'autres intervenants au besoin. http://job509.com/jobs/show/2826-security-officer-ht-earthquake-response-2021 http://job509.com/jobs/show/2824-haiti-country-director HW continues is relentless advocacy efforts and it continually strives to grow in quantity and quality of these projects. The role of the Country Director is to 1) work alongside Haitian organizations and provide technical assistance and support. 2) With the involvement and support of HW’s development office identify, submit, and attain funding to further develop advocacy efforts in Haiti and the Caribbean, 3) Oversee the work of Housing Works’ staff and consultants in Haiti. While the Country Director will work independently, this person will also have the assistance of the office of the CEO, the HW Research Director, and the Director or Caribbean Advocacy. Additionally, the Country Director will engage with development of partners in Haiti and in the region to identify the overlaps between development projects and issues related to HIV/AIDS, LGBTQ, and drug policy and take advantage of possible "co-benefits." Specific tasks under the direction of the Country Director include: 1. Work with and provide technical assistance and support to local Haitian organizations. 2. Continue working with current - and cultivate new - funding partners and other relevant stakeholders. 3. Identify research and programmatic needs and engage appropriate agencies with access to data. 4. Create innovative concept notes and submit new grants to current and new funding sources. 5. Manage and follow up on current funding possibilities and awarded projects. 6. Draft all project-related correspondence, updates, monthly reports, etc. 7. Attend relevant local and international meetings/conferences. 8. Represent Housing Works on committees and other local and regional structures 9. Maintain updated stakeholder database 10. Manage administration of global fund and key population grants under subcontracts under COIN 11. Administer Human rights observatory under contract with the organization of American States 12. Supervise deputy country director, data coordinator and advocacy staff 13. Ensure the development and implementation of appropriate organization and programmatic policy and procedures. 14. Maintain compliance with Housing Works’ registration as an organization doing business in Haiti http://job509.com/jobs/show/2824-haiti-country-director http://job509.com/jobs/show/2811-administrative-and-operationnal-support-manager This is a permanent, full-time Management position with overall responsibilities of daily business operations. The Manager will report to the company General Management Develop a positive relationship with the clientele and will coordinate a fully distributed workforce Coordinate daily business operations, ensuring organizational excellence Support General Management in implementing organizational objectives, strategies, policies and tactics Provide development, coordination and oversight of: Customer service protocols, maintaining professional relationships with all team members and clients, with a commitment to quality service All Human Resources responsibilities, including hiring, training, disciplining, terminating. Customer Service management, and coordinating with company Operations Manager(s) to ensure accurate reporting and documentation, customer satisfaction, and respect of all procedures Maintenance of existing standard operating procedures Development and documentation of new standard operating procedures Filing, record-keeping and operational aspects as they impact business operations Maintenance of a good relationship with local government/Law enforcement authorities http://job509.com/jobs/show/2811-administrative-and-operationnal-support-manager http://job509.com/jobs/show/2796-warehouse-assistant We are looking for someone to assist in the everyday operations in Sogedipa's Specialty Meats Department. This person will be responsible for the following: - Supervision of 1-2 staff members - Assisting in the preparation of client orders - Organisations of office documents - Customer service - Ensuring employees are doing what is needed - Follow through with pending client balances - Follow through with client payments - Maintain a list of client information (address, phone numbers and birthdays) - Verifying that invoices have accurate pricing and weight - Coordination of delivery of frozen products throughout the day - Able to use an agenda and keep track of dates, events, and orders scheduled in advance - Assist with a small warehouse inventory (counting stock) - Creating an order sheet when running low on items http://job509.com/jobs/show/2796-warehouse-assistant http://job509.com/jobs/show/2729-secr-taire-r-ceptioniste • Accueillir les invités dès leur arrivée au bureau • Diriger les visiteurs vers la personne et le bureau appropriés • Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants • Assurez-vous que la zone de réception est bien rangée et présentable • Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / email • Recevoir, trier et distribuer les envois / envois quotidien • Veiller à l’inventaire des fournitures de bureau et leur achat • Classer et étiqueter les dossiers de l’entreprise • Effectuer la conciliation de la petite caisse sur Excel • Gérer le bon fonctionnement du matériel de bureautique (imprimante, console téléphonique, etc.) • Effectuer toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’accueil et de la réception • Gérer la correspondance • Faire les Pro formas et factures • Faire le recouvrement http://job509.com/jobs/show/2729-secr-taire-r-ceptioniste http://job509.com/jobs/show/2715-adjointe-administrative- ADMINISTRATION & COMPTABILITÉ • Assister la directrice générale sur tous les aspects administratifs de la gestion de l’association; • Assister la directrice générale dans l’élaboration et la mise à jour les procédures administratives; • Faire le suivi et la mise à jour des documents corporatifs tels la charte, la déclaration d'immatriculation, règlements généraux et les documents de l'assemblée générale annuelle ; • Assurer le suivi administratif des contrats externes avec les partenaires, fournisseurs; • Faire des demandes de soumissions auprès des divers fournisseurs de biens et services ; • Faire le suivi du dossier des assurances collectives auprès du courtier ; • Assister la directrice générale dans la gestion des feuilles de temps, de la tenue de livres et de la coordination avec le comptable (Classer les factures, faire préparer les chèques, faire les dépôts bancaires, gérer la petite caisse); • Tenir à jour l'inventaire du bureau, des systèmes téléphonique et informatique, du mobilier, de la papeterie, des équipements et accessoires ; RÉCEPTION ET SECRÉTARIAT • Assurer un service à la clientèle en recevant les appels téléphoniques et les courriels en fournissant l’information générale sur l’organisation; • Accueillir les visiteurs selon les standards et la culture de l’organisation; • Gérer l’agenda de la DG; • Gérer les appels, la correspondance et les demandes d’informations; • Organiser et coordonner certaines réunions se tenant sur place; • Produire la correspondance courante et réviser les documents administratifs courants et rapports, présentations et d’autres documents officiels; • Effectuer la tenue des bases de données informatiques; • Procéder au classement général et l’archivage de documents; • Recevoir et trier le courrier ; Faire un suivi régulier avec les clients ETC... http://job509.com/jobs/show/2715-adjointe-administrative- http://job509.com/jobs/show/2691-administrative-assistant-le-programme-vih-sida-et-tuberculose-du-fonds-mondial-1-position-pour-port-au-prince- La responsabilité principale de l'assistant administratif est de fournir des services de soutien administratif au programme du Fonds mondial contre la Tuberculose et le VIH/SIDA en termes d'administration de bureau. Activités Principales: • Planifier les activités d'administration du bureau. • Identifier les besoins du bureau et planifier leur disponibilité et leur utilisation appropriée en s'associant à d'autres fonctions des services de soutien. • Répondre aux appels téléphoniques, planifier des réunions et soutenir les visiteurs. • Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, la numérisation. • Demander l'achat de fournitures de bureau et autres articles et les recevoir. • S'assurer que les bureaux sont propres, sûrs et sécurisés à tout moment. • S'assurer du bon fonctionnement des équipements et systèmes de bureau. • Organiser des voyages, hébergement du personnel de bureau. http://job509.com/jobs/show/2691-administrative-assistant-le-programme-vih-sida-et-tuberculose-du-fonds-mondial-1-position-pour-port-au-prince- http://job509.com/jobs/show/2611-customer-service-supervisor Customer Service Supervisor is responsible to handle all complaints and follow up with the appropriate department to resolve all clients’ problems quickly and effectively while ensuring client satisfaction. MAIN RESPONSIBILITIES  Receive via email or telephone all complaints from our customers, consumers and partners  Register all complaints in the system  Liaising with internal departments to ensure clients’ complaints are fulfilled effectively and quickly.  Communicate important feedback from customers internally. http://job509.com/jobs/show/2611-customer-service-supervisor http://job509.com/jobs/show/2578-recruiters The Recruiters' responsibilities include posting jobs advertisements, doing initial screenings and scheduling interviews. They will assister other recruiters, hiring teams and candidates so the hiring process can run smoothly. Ultimately, they will help our company find and hire the most qualified people for our vacancies. MAIN RESPONSIBILITIES AND TASKS: • Post job ads on professional sites, job sites and social media • Participate in candidate sourcing efforts • Assist teams in screening resumes • Conduct initial phone screens • Schedule calls and interviews • Manage calendar for all hiring teams and candidates • Promote positive candidate experience throughout the hiring process http://job509.com/jobs/show/2578-recruiters http://job509.com/jobs/show/2574-secretaire-administrative • Travailler de conseil avec la secrétaire du Directeur Général • Répondre et acheminer les appels aux personnes concernées et prendre les messages pour ceux qui ne sont pas disponibles • En cas de commandes, transférer les appels au service à la clientèle ou à la salle de vente • Transférer tous les appels de la direction à la secrétaire du Directeur Général • Assister le personnel de la compagnie à faire des photocopies • Faire le suivi des demandes d’autorisation de dédouanement et des demandes de permis d’importation. • Classement et suivi des dossiers d’enregistrement sanitaire • Faire le suivi du paiement des bordereaux de douane • Gestion des stocks des produits ménagers, matériels de promotions, de bureau et des étiquettes. • Recevoir les différentes réquisitions des matériels de bureau et s’assurer du suivi • Recevoir les rapports hebdomadaires des différentes sections et les soumettre à la direction • Faire le suivi des paiements des factures, des chèques qui lui auront été remis • Réception des lettres et colis et les acheminer aux personnes concernées http://job509.com/jobs/show/2574-secretaire-administrative http://job509.com/jobs/show/2539-administrative-assistant This job is for General Administrative Assistant work You will be expected to know how to do basic online research using Google Work with Google Sheets and Google Docs Organize and manage large amounts of files, tasks, schedules, and information Perform clerical duties, maintaining files and confidential information, organizing documents as needed http://job509.com/jobs/show/2539-administrative-assistant http://job509.com/jobs/show/2532-executive-secretary The School Secretary, under the general supervision of the Administrative Team, performs a variety of clerical tasks requiring detailed knowledge of school procedures and policies; supports the team with routine administrative and clerical details; maintains records; and acts as liaison between the team with staff, students, parents and community. http://job509.com/jobs/show/2532-executive-secretary http://job509.com/jobs/show/2531-customer-service-supervisor Customer Service Supervisor is responsible to handle all complaints and follow up with the appropriate department to resolve all clients’ problems quickly and effectively while ensuring client satisfaction. MAIN RESPONSIBILITIES  Receive via email or telephone all complaints from our customers, consumers and partners  Register all complaints in the system  Liaising with internal departments to ensure clients’ complaints are fulfilled effectively and quickly.  Take a hands-on approach to resolving every issue, owning it from start to finish.  Building and maintaining customer loyalty and high satisfaction levels  Eye rep administration  Communicate important feedback from customers internally. http://job509.com/jobs/show/2531-customer-service-supervisor http://job509.com/jobs/show/2515-us-office-liaison We are looking to hire an upbeat, experienced Haitian leader to help manage interactions between various US offices and the Haiti Office. Would be responsible for office expansion, such as hiring, looking for larger spaces when necessary, managing work requests from the various US Offices, etc. We want bright assertive mind who can understand our vision and lead to create it. http://job509.com/jobs/show/2515-us-office-liaison http://job509.com/jobs/show/2511-secretaire-administrative • Travailler de conseil avec la secrétaire du Directeur Général • Répondre et acheminer les appels aux personnes concernées et prendre les messages pour ceux qui ne sont pas disponibles • En cas de commandes, transférer les appels au service à la clientèle ou à la salle de vente • Transférer tous les appels de la direction à la secrétaire du Directeur Général • Assister le personnel de la PROPHALAB à faire des photocopies • Faire le suivi des demandes d’autorisation de dédouanement et des demandes de permis d’importation. • Préparer et transmettre les demandes de DPI à SGS. • Faire le suivi afin d’obtenir les AV • Classement et suivi des dossiers d’enregistrement sanitaire • Faire le suivi des dossiers des enregistrements sanitaires, des médicaments et de renouvèlement (homologation) • Préparation des dossiers d’enregistrements sanitaires qui sont présentés à la DCP. • Mise à jour de la liste des dossiers d’enregistrement sanitaire • Préparation des dossiers d’importation relatifs aux différentes commandes/arrivages, s’assurer de la conformité et que tous les documents nécessaires ont été expédiés au « broker » • Faire le suivi du paiement des bordereaux de douane • Gestion des stocks des produits ménagers, matériels de promotions, de bureau et des étiquettes. • Recevoir les différentes réquisitions des matériels de bureau et s’assurer du suivi • Recevoir les rapports hebdomadaires des différentes sections et les soumettre à la direction • Faire le suivi des paiements des factures, des chèques qui lui auront été remis • Réception des lettres et colis et les acheminer aux personnes concernées • Toutes autres taches connexes. http://job509.com/jobs/show/2511-secretaire-administrative http://job509.com/jobs/show/2502-us-office-liaison We are looking to hire an upbeat, experienced Haitian leader to help manage interactions between various US offices and the Haiti Office. Would be responsible for office expansion, such as hiring, looking for larger spaces when necessary, managing work requests from the various US Offices, etc. We want bright assertive mind who can understand our vision and lead to create it. http://job509.com/jobs/show/2502-us-office-liaison http://job509.com/jobs/show/2500-caissier-caissiere Assurer les différentes transactions monétaires et non monétaires et offrir un service impeccable aux clients avec courtoisie dans un délai raisonnable • Vente de devises • Balancer les caisses : cash (US et H) • Préparation des rapports de caisse journaliers (utilisation du logiciel Excel) • S’assurer de la satisfaction de la clientèle et communiquer les plaintes au superviseur, s’il y a lieu http://job509.com/jobs/show/2500-caissier-caissiere http://job509.com/jobs/show/2499-administrative-assistant-fluent-english- Organising meetings and managing databases Booking transport and accommodation Organizing company events or conferences Ordering stationery and furniture Dealing with correspondence via emails Preparing letters, presentations and reports Managing office budgets Liaising with staff, suppliers and clients Maintaining procedures/office administrative systems http://job509.com/jobs/show/2499-administrative-assistant-fluent-english- http://job509.com/jobs/show/2468-assistant-administratif - L'assistante administrative ou l'assistant administratif reçoit les visiteurs, clients, fournisseurs, les dirige, note les messages et planifie les rendez-vous - L'assistante administrative ou l'assistant administratif trie, distribue, affranchit, enregistre le courrier et s'occupe de la gestion des messages électroniques - Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger - L'assistante administrative ou l'assistant administratif s'occupe de l'organisation des déplacements de membres de l'équipe ou du responsable - L'assistante administrative ou l'assistant administratif vérifie l'état des stocks, évalue les besoins en approvisionnement et définit les commandes à passer - Actualise des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...) - Surveille et contrôle l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure - Procède à l'indexation et à l'archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels,... - L'assistante administrative ou l'assistant administratif rédige et met en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...) - L'assistante administrative ou l'assistant administratif s'occupe du suivi administratif des dossiers du personnel et met en place la logistique des formations et des recrutements - S'occupe de la gestion administrative et comptable d'une structure - L'assistante administrative ou l'assistant administratif synchronise l'activité d'une équipe http://job509.com/jobs/show/2468-assistant-administratif http://job509.com/jobs/show/2436-executive-assistant Priere d'aller sur notre site: https://careers.wvi.org/jobs/haiti/administrative-services/executive-assistant/10958 http://job509.com/jobs/show/2436-executive-assistant http://job509.com/jobs/show/2388-front-office-manager- Directs all phases of guest relations related to Front Office operations and staff development in Front Desk and Bell departments; ensuring quality guest service. Supports and implements policies and procedures set forth by management. http://job509.com/jobs/show/2388-front-office-manager- http://job509.com/jobs/show/2382-adoption-assistant • Managing the adoption process in Haiti. • Participate actively in the adoption meetings. • Go to all the appointments regarding adoption. • Note the adoption updates and report them to the Adoption Manager. • Coordinate and give orphanage tours to teams/visitors. • Coordinate and assist adoptive parent visits. http://job509.com/jobs/show/2382-adoption-assistant http://job509.com/jobs/show/2377-assistant-de-subventions-cap-haitien- • Assister dans le contrôle et la gestion des demandes de subvention, des approbations, de la mise en œuvre et des processus de fermeture • Responsable de la collecte de tous les documents nécessaires à la vérification de l'USAID • Aider aux estimations budgétaires de subvention pour permettre la capacité, le caractère raisonnable et la cohérence • Contacter les bénéficiaires, les vendeurs et les participants à la formation pour vérifier la documentation et conserver tous les documents de subvention • Signaler toute préoccupation ou retard de mise en œuvre au gestionnaire des subventions • Effectuer toutes les autres tâches appropriées qui prennent en charge le projet global, tel qu'attribué par le superviseur http://job509.com/jobs/show/2377-assistant-de-subventions-cap-haitien- http://job509.com/jobs/show/2336-assistante-administrative-superviseure-de-l-imprimerie Sous la supervision du Directeur du Département, le titulaire du poste contribue à l’effort de production, participe au processus de contrôle des procédures, à l’optimisation des activités du département et assure une assistance et une polyvalence sur les autres unités (Administration, Production, Walk-in Photocopies et Walk-In Impression). Principales responsabilités :  Contribuer à l’atteinte des objectifs de recettes et de dépenses.  Controller, Rédiger, et soumettre des différents rapports.  Veiller au respect des procédures pour une production plus économique et efficace.  Superviser les employés et les opérations du Centre de copies et de reproduction.  S’assurer du niveau de formation adéquat des employés du département.  Gérer la commande des consommables, papier, et articles de finition.  Assurer le suivi des calendriers de production et de livraison et s’assurer du respect des échéanciers.  Veiller au respect des normes de qualité de la production.  Recevoir les doléances des clients et en assurer le suivi.  S’assurer de la bonne marche de tous les équipements en travaillant avec le département technique.  Prévoir les occasions et opportunités et réagir en conséquence.  Identifiez et fidélisez les grands clients.  Assurer une veille constante et continue des appels d’offres du secteur, préparer et soumettre un dossier de candidature, le cas échéant.  Assurer une veille constante et continue de la compétition et faire des recommandations pour contribuer à améliorer en conséquence la performance du Département.  Accomplir toutes autres tâches connexes que lui confie son supérieur hiérarchique. http://job509.com/jobs/show/2336-assistante-administrative-superviseure-de-l-imprimerie http://job509.com/jobs/show/2282-caissier-caissiere Assurer les différentes transactions monétaires et non monétaires et offrir un service impeccable aux clients avec courtoisie dans un délai raisonnable • Vente de devises • Balancer les caisses : cash (US et H) • Préparation des rapports de caisse journaliers (utilisation du logiciel Excel) • S’assurer de la satisfaction de la clientèle et communiquer les plaintes au superviseur, s’il y a lieu http://job509.com/jobs/show/2282-caissier-caissiere http://job509.com/jobs/show/2270-administratrice-comptable Sous la supervision du Directeur Exécutif, l'Administratrice Comptable gère la comptabilité générale de l'organisation et participe à la gestion du personnel. http://job509.com/jobs/show/2270-administratrice-comptable http://job509.com/jobs/show/2251-cashier seeking a dynamic person for a cashier position who can handle cash transactions, do data entry and process various documents http://job509.com/jobs/show/2251-cashier http://job509.com/jobs/show/2218-manager Description du poste: Respecter le règlement interne de la compagnie. Etre disponible pour toutes autres tâches qui pourraient être demandées dans le cadre de votre position. Autres détails à propos du poste seront révélés au moment de l’entretien d’embauche. http://job509.com/jobs/show/2218-manager http://job509.com/jobs/show/2195-receptionist Prière de visiter notre Site de Carrière (https://careers.wvi.org/) pour avoir de plus amples informations sur la position et appliquer en ligne pour cette position jusqu'au 10 octobre 2017. N.B.- Après cette date la position ne sera plus disponible sur notre Site. http://job509.com/jobs/show/2195-receptionist http://job509.com/jobs/show/2091--assistante-de-direction- Les responsabilités de l’ Assistante de Direction comprennent, mais ne s’y limitent pas aux Activités générales : Accueillir une clientèle Filtrer des appels téléphoniques Organiser le planning d'un responsable, collaborateur Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...) Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour) Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) Réaliser la gestion administrative des contrats Organiser des déplacements professionnels Préparer et organiser des réunions Saisir des documents numériques Réaliser la gestion administrative du courrier Suivre l'évolution d'un dossier professionnel Construire un dossier professionnel Concevoir un tableau de bord Réaliser un suivi d'activité Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire Archiver des documents de référence Organiser des actions de communication Suivre les conditions d'exécution d'un contrat http://job509.com/jobs/show/2091--assistante-de-direction- http://job509.com/jobs/show/2074--accounting-clerk-assistant-manager -report directly to Plant manager -enter and balance daily production and sales -enter and balance accounts receivable and payable on a daily basis -summit daily report and control of cash sales to management -knowledge of Quick Books -production control coordinator (monitor inventory of production materials to inform management of reordering needs) -prepare payroll -keep a general ledger for the accountant -responsible for the final control of orders before being dispatched http://job509.com/jobs/show/2074--accounting-clerk-assistant-manager http://job509.com/jobs/show/2073-administrative-assistant- -maintaining filing system -executing and controlling invoices -checking and entering data (knowledge of Quickbooks applications) -proficiency in use of email and internet -good numeracy skills -ability to assist in preparation of regularly scheduled reports -ability to handle customer complaints and inquiries http://job509.com/jobs/show/2073-administrative-assistant- http://job509.com/jobs/show/2050-assistant-de-direction Work with all department when needed Customer Service at all time Maintain relationships with current customers Quote prices,prepare contracts and close orders Maintain accurate and up-to-date call logs and prospect lists Answer the phone to assist customer in a friendly ,helpful and prompt manner Assist customer by effectively resolving all customer service issues http://job509.com/jobs/show/2050-assistant-de-direction http://job509.com/jobs/show/1966-assistant-administratif • Préparer les correspondances pour les agences gouvernementales et le bailleur de fonds. • Faire le suivi administratif des dossiers. • Préparer et distribuer les minutes des réunions du staff et des rencontres avec les différentes parties prenantes du programme. • Recevoir les visiteurs, répondre au téléphone et faciliter la communication interne et externe. • Aider au niveau du classement et au suivi des dossiers, participer au maintien du système d’archivage physique et électronique et à sa mise à jour en continu. • Assurer le suivi avec les entrepreneurs participants au programme ainsi qu’avec les consultants fournisseurs de prestations de services. • Assurer la cohésion des procédures entre les programmes de soutien aux entrepreneurs au MCI. • Participer à l’organisation des différents évènements (par exemple, séminaires, ateliers, retraites ...). • S’assurer que le bureau est suffisamment pourvu de fournitures nécessaires. • Préparation de certains documents (correspondances, notes, rapports…) et outils (textes divers et propositions…) nécessaires au programme et revue de certains documents (analyses, commentaires, corrections, mise en forme…). • Participer à l’évaluation des idées de projets soumis dans le cadre des différents programmes d’accompagnement. • Participer à l’animation et à la gestion logistique de certaines séances d’information et de formation dans le cadre des programmes d’accompagnement des entrepreneurs. • Aider les équipes en place dans la gestion et la coordination de leurs emplois du temps. • Accompagner et supporter tout le personnel dans les démarches administratives et logistiques (transport, téléphones, jours fériés, matériels de projet, distribution, etc.). Autres tâches Cette description de poste est destinée à décrire la nature générale et le niveau de travail de cette position, et n’est pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises des individus dans ce rôle. Le candidat sélectionné devra effectuer d'autres tâches assignées par sa / son superviseur direct. http://job509.com/jobs/show/1966-assistant-administratif http://job509.com/jobs/show/1939-assistante-adminitrative Organiser et réaliser son travail en référence aux procédures établies tout en tenant compte des instructions ponctuelles données par la hiérarchie. Assurer la circulation de l’information entre la Direction Commerciale et les autres départements. Prendre en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la Direction Commerciale avec les services internes et les organismes externes. Assurer la planification des rendez-vous et la prise en charge des visiteurs de la Direction Commerciale. Effectuer les opérations classiques de secrétariat : Saisie et traitement de données ou de textes, photocopie, archivage, ouverture et/ ou affectation du courrier, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau. Assurer les suivis relatifs à l’affectation des matériels roulants. Assurer les suivis relatifs à l’entretien des bureaux et espaces communs du département Commerciale. Gérer la petite caisse (Renflouement, dépenses et rapport). Prise en charge des réunions mensuelles et trimestrielles. Réaliser et/ou centraliser les comptes rendus des réunions au besoin. Organiser de concert avec les départements concernés les déplacements des employés. Cette liste de tâches n'est qu'une ébauche des activités que l'Assistante Administrative sera appellée à executer. http://job509.com/jobs/show/1939-assistante-adminitrative http://job509.com/jobs/show/1911-assistante-adminitrative Organiser et réaliser son travail en référence aux procédures établies tout en tenant compte des instructions ponctuelles données par la hiérarchie. Assurer la circulation de l’information entre la Direction Commerciale et les autres départements. Prendre en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la Direction Commerciale avec les services internes et les organismes externes. Assurer la planification des rendez-vous et la prise en charge des visiteurs de la Direction Commerciale. Effectuer les opérations classiques de secrétariat : Saisie et traitement de données ou de textes, photocopie, archivage, ouverture et/ ou affectation du courrier, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau. Assurer les suivis relatifs à l’affectation des matériels roulants. Assurer les suivis relatifs à l’entretien des bureaux et espaces communs du département Commerciale. Gérer la petite caisse (Renflouement, dépenses et rapport). Prise en charge des réunions mensuelles et trimestrielles. Réaliser et/ou centraliser les comptes rendus des réunions au besoin. Organiser de concert avec les départements concernés les déplacements des employés. Cette liste de tâches n'est qu'une ébauche des activités que l'Assistante Administrative sera appellée à executer. http://job509.com/jobs/show/1911-assistante-adminitrative http://job509.com/jobs/show/1859-office-manager-and-accountant 1. Financial accounting and reporting for health programs 2. Human Resources for fewer than 10 employees 3. Ordering supplies and materials for health programs 4. Minor program coordination duties 1. La comptabilité financière et de reporting financiere pour les programmes de santé 2. Ressources humaines pour moins de 10 employés 3. Commande de fournitures et matériaux pour les programmes de santé 4. Mineures fonctions de coordonnateur du programme http://job509.com/jobs/show/1859-office-manager-and-accountant http://job509.com/jobs/show/1813-administration-assistant Tâches Générale L’Assistant (e) Administratif (ve) aide à la mise en œuvre des activités du projet en fournissant un soutien administratif au bureau de Medishare Project for Haiti, basée à Port-au-Prince. Il/elle sera sous l’autorité du Director de Projet. Tâches Spécifiques • Répondre aux appels et l’accueil des visiteurs aux bureaux. • Préparer et gérer le calendrier et les agendas des réunions, et les rencontres avec les partenaires du projet. • Fournir l’assistance administrative au projet en vue d’atteindre les objectifs du projet en utilisant les programmes comme Microsoft Word, Excel et PowerPoint. • Sous la supervision du Directeur de Projet, aider avec la production et distribution des Minutes et Rapports. • Assister avec la distribution des chèques aux fournisseurs et les prestataires de service, notamment en informant les fournisseurs et prestataires de service que les chèques sont prêts pour collecter / retirer. • Avoir et maintenir une connaissance avancé du français et intermédiaire de l’anglais (parlant/écrit). Soyez capable de suivre la correspondance en anglais, et de répondre aux questions posées en anglais. • Maintenir un système efficace de classement de bureau, mettre en ordre et commander les fournitures de bureau, gérer le service de courrier entre le bureau et les Hôpitaux. http://job509.com/jobs/show/1813-administration-assistant http://job509.com/jobs/show/1731-administrative-assistant- OBJECTIF DU POSTE: Fournir un support administratif aux différents départements en faisant preuve d’un sens poussé d’organisation, de communication et de coordination. . PRINCIPALES RESPONSABILITÉS: • Soutenir les départements dans la gestion des calendriers et dans les implications aux agendas quotidiens, hebdomadaires et de moyen terme • Recevoir, trier et traiter les correspondances en s’assurant que les questions confidentielles soient traitées avec rapidité et efficience. • Recevoir tous les clients/visiteurs (internes et externes) du département et les diriger aux personnes appropriées dans le département. • Gérer la correspondance entrante et répondre aux courriers pertinents • Gérer la documentation entrante pour signature par les directeurs • Coordonner tous les aspects des voyages pour le département y compris les arrangements de travail, les processus de visa, les connexions et les transports terrestres, l’hébergement, les exigences de sûreté et de sécurité, les questions possibles d’assurance et les exigences médicales pour des lieux spécifiques. • Organiser les réunions en incluant la logistique et la restauration • Organiser des événements et fonctions internes et externes comme requis • Préparer des agendas de rencontres et, lorsque requis, prendre des notes dans des réunions • Taper des documents de nature confidentielle ou très technique avec exactitude et de façon professionnelle. Garder et contrôler les dossiers et documents confidentiels • Donner des soutiens divers, y compris les courses, les réceptions d’appels téléphoniques et de messages • Supporter l’administration de façon périodique dans les arrangements de réunions majeures • Communiquer l’ethos chrétien de la World Vision et démontrer une qualité de vie spirituelle qui est un exemple aux autres • Recevoir et faire le suivi de tous les documents soumis pour signature • Donner du soutien en traduction lorsque nécessaire http://job509.com/jobs/show/1731-administrative-assistant- http://job509.com/jobs/show/1560-administrative-assistant The University of Maryland-Baltimore/Institute of Human Virology (UMB-IHV) office in Haiti is currently looking for an Administrative Assistant to provide administrative and support services in order to ensure effective and efficient operations. The project is based in Port –Au- Prince. RESPONSIBILITIES The Administrative Assistant reports to the Executive Program Assistant and provides administrative and support services to various staff members. 1. Provide administrative support to ensure that operations are maintained in an effective, up to date and accurate manner Main Activities: • Draft correspondence, reports and documents • Maintain office files • Manage incoming and outgoing mail • Serves as administrative support in the procurement of goods and services for the office and its partners • Proofread documents • Translate small documents (up to 3 pages) between French, English, Creole 2. Provide support to the Management to facilitate implementation of activities: Main Activities: • Maintain confidential records and files • Maintain records of decisions • Draft / Prepare correspondence for staff members • Draft / Prepare documents and reports • Schedule meetings • Provide logistics for meetings • Take notes at meetings, draft and distribute minutes in a timely manner • 3. Provide receptionist services Main Activities: • Greet and assist visitors • Answer phones; Direct calls and respond to inquiries 4. Perform other related duties as required http://job509.com/jobs/show/1560-administrative-assistant http://job509.com/jobs/show/1553-coordonnateur-d-partemental A- Description de tâches I- Identification et localisation Titre du poste : Coordonnateur départemental Unité : Bureau départemental de la Grand’Anse (basé à Jérémie) II- Classification Classe : B1 III- Situation hiérarchique Il travaille sous le contrôle du Secrétaire d’Etat ou de son représentant. IV- Sommaire de responsabilités Assurer la gestion des ressources humaines, financières et matérielles du Bureau Régional du BSEIPH. V- Tâches particulières - organiser, coordonner et superviser toutes les activités du Bureau Régional ; - Assurer la gestion de la banque de matériel adapté ; - fournir, périodiquement, des rapports relatifs au fonctionnement du Bureau départemental ; - attribuer aux différents employés du Bureau départemental des moyens appropriés à l’exécution de leurs taches spécifiques ; - préparer et exécuter les réquisitions pour les acquisitions de fournitures et matériels et en contrôler l’utilisation ; - gérer la correspondance du Bureau départemental ; - signer tous les documents administratifs du Bureau départemental; - utiliser la radio et la télévision comme médias privilégiés de diffusion de message ; - veiller à la bonne utilisation des ressources, au respect et à l’application des règlements et lois régissant le personnel de la fonction publique ; - représenter, sur demande, le BSEIPH dans des activités se déroulant dans la région ; - accomplir toutes autres tâches connexes. http://job509.com/jobs/show/1553-coordonnateur-d-partemental http://job509.com/jobs/show/1496-administratrice Principales responsabilités: • Fournir un soutien administratif au Directeur Général dans la gestion quotidienne de l’entreprise • Recevoir et diffuser des informations rapidement et avec précision • Développer et maintenir des outils (tels que les feuilles de calcul Excel, documents Word, Brochures) qui se rapportent à accomplir et aider les objectifs de l’entreprise et les responsabilités du poste énoncés. • Organiser les événements internes et externes et les fonctions comme requis • Gérer les achats internationaux et locaux • Faciliter les rapports avec les fournisseurs • Gérez la performance des fournisseurs contre les accords contractuels • Travailler en collaboration avec Directeur Général à l'approbation d'une stratégie d'approvisionnement annuelle en fonction des besoins d'approvisionnement globale de l'entreprise • S’assurer de la bonne tenue de l’inventaire et préparer les rapports d’inventaire de fin de mois • Préparer les payrolls de l’ensemble des salariés de la production • Gérer les congés, absences et maladie des salariés afin de toujours optimiser la production de l’entreprise. http://job509.com/jobs/show/1496-administratrice http://job509.com/jobs/show/1354-secr-taire-comptable Sommaire descriptif Sous la responsabilité de la Directrice administration et finance, la secrétaire-comptable accomplit des tâches liées à la comptabilité, au système de paie et de rétribution et diverses tâches de secrétariat. Tâches spécifiques -Saisir, compiler et traiter divers renseignements et données. - Préparer les états de compte et en assurer le suivi. - Traiter les comptes débiteurs et recevoir les paiements. - Traiter les comptes créditeurs, vérifier les factures et préparer les chèques. - Faire les écritures comptables et tenir à jour les journaux pertinents. - Préparer les dépôts, effectuer la conciliation bancaire et balancer les livres. - Préparer les états financiers mensuels et trimestriels - Préparer les documents de fin d’année - Effectuer les tâches liées au système de paie et de rétribution - Effectuer la gestion des inscriptions et de tout autre tâche administrative relative aux élèves ; - Maintenir à jour les dossiers du personnel; - Procéder à la facturation et à la gestion des comptes parents (recouvrement) - Préparer les bons de commande - Ouvrir le courrier et traiter les factures d’achat - Suivi des comptes à payer - Préparer les bordereaux de dépôt - Appels téléphoniques et soutien administratif - Classement des documents et pièces comptables - Effectuer toutes autres tâches connexes http://job509.com/jobs/show/1354-secr-taire-comptable http://job509.com/jobs/show/1334-assistante-administrative - Gestion administrative du bureau - Secrétariat - Tenue de comptes - Support administratif aux opérations de terrain http://job509.com/jobs/show/1334-assistante-administrative http://job509.com/jobs/show/1310-administrative-assistant USAID launched the Local Enterprise and Value Chain Enhancement (LEVE) project to increase food and economic security. Implemented by RTI International, LEVE is designed to create jobs in target industries/sectors in the Port-au-Prince, Saint Marc, and Cap Haitien development corridors by creating more inclusive and productive value chains which will contribute to broad-based economic growth, and increase employment in Haiti. RTI International is currently accepting applications for an Administrative Assistant that will provide general support to the LEVE main project office based in Port-au-Prince. Reporting to the Finance and Administration Manager, the Administrative Assistant will: • Act as receptionist for the Haiti LEVE project main office, including coordinating visitor and telephone enquiries; • Prepare and serve refreshments as required to guests and visitors; • Undertake office administrative duties including but not limited to preparing photo-copies, sending faxes, word processing, maintaining the filing system, collation of papers, preparation of forms and other documents, maintenance of the stationery and office supplies for the Program, support to other staff; • Create, maintain and update office directories; • Assist in making travel and accommodation arrangements, ensuring that the international and national travel plans are properly organized and coordinated; • Undertake translation of documents and to act, where necessary, as a translator at meetings etc.; • Maintain a record of staff locations and support personnel file management; • Keep/make calendar appointments for Chief of Party; • Provide administrative support to Chief of Party and other staff as needed; • Assist on advertising of new positions; • Prepare fleet management monthly report; • Responsible for ensuring safety standards are maintained throughout the office; • Coordinate the project drivers; • Maintain petty cash; • Additional duties consistent with the grade and responsibility of the post. http://job509.com/jobs/show/1310-administrative-assistant http://job509.com/jobs/show/1252-administrative-assistant USAID launched the Local Enterprise and Value Chain Enhancement (LEVE) project to increase food and economic security. Implemented by RTI International, LEVE is designed to create jobs in target industries/sectors in the Port-au-Prince, Saint Marc, and Cap Haitien development corridors by creating more inclusive and productive value chains which will contribute to broad-based economic growth, and increase employment in Haiti. RTI International is currently accepting applications for an Administrative Assistant that will provide general support to the LEVE main project office based in Port-au-Prince. Reporting to the Finance and Administration Manager, the Administrative Assistant will: •Act as receptionist for the Haiti LEVE project main office, including coordinating visitor and telephone enquiries; •Prepare and serve refreshments as required to guests and visitors; •Undertake office administrative duties including but not limited to preparing photo-copies, sending faxes, word processing, maintaining the filing system, collation of papers, preparation of forms and other documents, maintenance of the stationery and office supplies for the Program, support to other staff; •Create, maintain and update office directories; •Assist in making travel and accommodation arrangements, ensuring that the international and national travel plans are properly organized and coordinated; •Undertake translation of documents and to act, where necessary, as a translator at meetings etc.; •Maintain a record of staff locations and support personnel file management; •Keep/make calendar appointments for Chief of Party; •Provide administrative support to Chief of Party and other staff as needed; •Assist on advertising of new positions; •Prepare fleet management monthly report; •Responsible for ensuring safety standards are maintained throughout the office; •Coordinate the project drivers; •Maintain petty cash; •Additional duties consistent with the grade and responsibility of the post. http://job509.com/jobs/show/1252-administrative-assistant http://job509.com/jobs/show/1246-archiviste • Responsable de l’archivage des documents • Identifier les documents à archiver • Implémenter un système de classement • Maintenir à jour le processus de classement • Orienter les utilisateurs dans leur recherche de documents • Superviser les préposés aux archives • Autres tâches connexes sur demande de son supérieur hiérarchique http://job509.com/jobs/show/1246-archiviste http://job509.com/jobs/show/1213-assistante-administrative TechnoServe est à la recherche d’une assistante administrative expérimentée pour un projet financé par la BID/gouvernement haïtien. Les objectifs des programmes sont de renforcer les Micros, Petites et Moyennes Entreprises (MPMEs) en fournissant de la consultation et des services de formation aux MPME éligibles pour les objectifs de: a) l'amélioration de l'accès au crédit et b) le renforcement des capacités dans le sein de leur gestion, technique et les divisions commerciales afin de maximiser l'efficacité de leurs investissements et finalement leur capacité à rembourser leur dette. TechnoServe assurera des services de renforcement des capacités aux divisions spécialisées au sein du Ministère de Commerce et d'Industrie (MCI) d’Haïti, chargée de l'exécution de ces programmes. Responsable de système de bureau de soutien administratif pour tout le programme; assurer l'entretien adéquat des procédures de bureau; la gestion des relations avec les agences gouvernementales et le bailleur de fonds et assurer que les contrats de services sont effectués conformément aux procédures; aider à la préparation des rapports pour le programme suivant les réglementations des bailleurs de fonds et des procédures de TechnoServe. Développer et maintenir le classement des dossiers. Taches et attributions (liste non-exhaustive) : • Préparer et distribuer les minutes des réunions du staff et des rencontres avec les différentes parties prenantes du programme. • Préparer le matériel de voyage et de formation technique. • Préparer les arrangements d’hôtel ou de voyage. • Préparer les bons d’achats conformément aux procédures de passation des marchés des bailleurs de fonds et de TechnoServe. • Gérer le calendrier des déplacements du véhicule et les registres de kilométrage émis par le chauffeur. • Gérer les décaissements de la petite caisse et son réapprovisionnement. • Maintenir les dossiers et leur classement http://job509.com/jobs/show/1213-assistante-administrative http://job509.com/jobs/show/1181-secr-taire-executive Recevoir et placer les appels telephoniques Assurer l’accueil au niveau du bureau Recevoir et acheminer des documents, classer les dossiers Coordonner l’accueil et la prise en charge des visiteurs Gestion des demandes Internes et externes Assurer la livraison des chèques aux fournisseurs. Préparer et faire le suivi général des demandes de services, de matériels et fournitures de bureau. Assister le staff de l’Administration dans les divers travaux de secrétariat ou toutes autres tâches relevant de la gestion administrative. http://job509.com/jobs/show/1181-secr-taire-executive http://job509.com/jobs/show/1146-assistante-administrative • Recevoir et traiter les courriers et e-mail de la Direction Générale • Préparer les agendas et les rapports de réunion • Gérer les agendas journaliers: Rendez-vous, visiteurs… • Préparer les correspondances de la Direction Générale et en assurer le suivi • Servir de liaison entre la Direction Générale et les autres Départements, Services ou Sections • Assurer l’archivage des dossiers (commandes, factures, contrats, etc.) et des réunions du conseil d’administration • Préparer les réunions hebdomadaires • Placer les commandes pour les réunions avec les partenaires et étrangers • Assurer la confidentialité des documents administratifs • Veiller à la propreté de la salle de conférence • Assurer la planification et le suivi des voyages des membres de la Direction à l’intérieur du pays ou à l’étranger • Accueillir les visiteurs de la Direction Générale • Préparer la réquisition de demande de matériel de bureau pour la Direction Générale • Effectuer toutes autres tâches confiées par son Supérieur Hiérarchique dans le cadre de ses attributions. http://job509.com/jobs/show/1146-assistante-administrative http://job509.com/jobs/show/1131-secr-taire • Accueillir, recevoir les clients et les orienter au bon endroit • Répondre au téléphone, acheminer les appels et prendre les messages • Traiter et distribuer les courriers • Maintenir à jour la liste téléphonique • Commander et gérer les fournitures de bureau • Archiver les documents • Superviser la propreté de la réception • Superviser le nettoyage du personnel de soutien • Toute autre tâche sur demande du Supérieur Hiérarchique dans le cadre des attributions. http://job509.com/jobs/show/1131-secr-taire http://job509.com/jobs/show/1116-secr-taire-ex-cutif-ve- - Exécuter les décisions du Directeur - Servir d’agent de liaison entre le Directeur et les differents secteurs de l'entreprise - Conserver les archives, préparer la documentation en vue des réunions - Recevoir et signer les documents; - Participer dans la gestion de la correspondance de l'entreprise - Participer dans la coordination et le suivi des projets de l'entreprise - Participer au reunion du conseil d’administration - Faire des rapports de réunion en francais et en anglais - Gérer l’agenda du Directeur http://job509.com/jobs/show/1116-secr-taire-ex-cutif-ve- http://job509.com/jobs/show/1071-agent-de-recouvrement Correspondre par téléphone et par écrit avec les clients. Fournir des renseignements sur les états des comptes. Suivi de la clientèle. Fidélisation. http://job509.com/jobs/show/1071-agent-de-recouvrement http://job509.com/jobs/show/1034-chauffeur-intendant • Superviser le personnel d’entretien ménager ; • Assurer l’entretien des équipements du bâtiment tels que génératrice, pompe à eau, Water-heater…; • S’assurer de la sécurité et de la propriété de l’habitat. • Identifier les besoins en aménagement et proposer des solutions. • Entreprendre les démarches nécessaires en vue de satisfaire les besoins du locataire de la maison; http://job509.com/jobs/show/1034-chauffeur-intendant http://job509.com/jobs/show/994-personal-assistant-marketing-director- Personal assistant (PA), sometimes called an executive secretary or personal/private secretary, will work closely with directorial staff to provide administrative support. PA will help manager to make the best use of his time by dealing with secretarial and administrative tasks. The manager will often rely heavily on the PA, trusting that work will be handled efficiently in their absence. Discretion and confidentiality are therefore essential attributes for the PA to be successful. http://job509.com/jobs/show/994-personal-assistant-marketing-director- http://job509.com/jobs/show/868-administrative-assistant The key responsibility of the Administrative Assistant(AA) is to ensure smooth functioning of office through handling of administrative, financial and logistical activities. The AA reports to the Director of Child Hope International in Haiti (Maison de Lumiere). Financial activities include : • Ensuring that all local expenditures are made in accordance with accounting procedures and Child Hope’s mission. • Maintaining accurate, up-to-date books for all Child Hope accounts and expenditures. • Reviewing & submitting monthly financial reports including bank reconciliations, budget-to-actual, etc. • Supervising monthly and annual financial, narrative, and expenses reports. • Preparation of books for auditors on an annual basis and for other interested parties as necessary. • Accounting, budgeting • Petty cash and transactional relationship with bank • Local payroll, personnel records; assist HR Department Logistical activities include: • Daily supervision and organization of driver(s) – Assistance in recruitment, where required • Facilities and car(s) maintenance • Liaison on IT and internet procurements and issues • Security • Relationships with outside vendors • Filing, back-ups and retention of all official documents • Liaison with US teams on administrative/logistical matters • Compliance with internal policies and Haitian and US law http://job509.com/jobs/show/868-administrative-assistant http://job509.com/jobs/show/867-directeur-ex-cutif-directrice-ex-cutive La fonction est accessible aux candidats de formation supérieure (technique et/ou management) ayant développé leurs compétences professionnelles sur des positions stratégiques. Une dizaine d’années d’expérience professionnelle, dont une partie effectuée dans le secteur concurrentiel est un plus. Cette fonction nécessite un engagement loyal et impliquant auprès des élus et des équipes de la Chambre. La pratique courante de l’anglais est indispensable. Missions • En appui du Président et des élus, contribuer à la mise en œuvre des orientations stratégiques de la CCIO définies dans le cadre du plan de mandature. • Assurer le management global de la structure et le pilotage des moyens techniques et financiers en s’appuyant sur les équipes en place. • Assister ou représenter le Président, à sa demande, dans les relations avec les élus, les collectivités locales, la CCIO, CCIH et les chambres départementales ainsi que divers organismes extérieurs. • Accompagner la mission des élus de la Chambre dans la mise en œuvre des décisions et veiller à la régularité des opérations qui s’inscrivent dans le cadre de l’action de la Chambre. • Superviser, organiser et coordonner les services administratifs, comptables et financiers, parfois l'informatique et les services généraux. • Collecter les informations relatives à la chambre et attirer de nouveaux membres. • Structurer les données représentatives de la marche de la CCIO nécessaires aux prises de décisions (budgets, tableaux de bord) • Constater les points forts et les points faibles de l'activité. • Attirer l'attention des élus et les conseiller sur les prévisions à court terme. • Formuler des propositions sur les stratégies à moyen terme • Suivant les directives, en collaboration avec le Trésorier s'acquitter de missions engageant la responsabilité de la CCIO (recherche et négociation de ressources financières) • Prendre en charge et déléguer les taches de gestion administrative du personnel (plan de carrière, Formation; entretiens annuels...) http://job509.com/jobs/show/867-directeur-ex-cutif-directrice-ex-cutive http://job509.com/jobs/show/857-assistante-administrative-a-la-direction-nationale-wvi 1) Coordonner l'agenda Directeur National en organisant différentes activités dans son agenda hebdomadaire/mensuel, traitement des appels en provenance du bureau de la Direction nationale et recevoir des visiteurs et invités. 2) Avec le soutien de l'assistant exécutif pour le Directeur National (AEDN), organiser la documentation du Directeur National, y compris la correspondance, les rapports, les procès-verbaux, le SMT (et autres employés qui sont sous la supervision du DN) et les fichiers de DN, les dépenses, les rapports et autres par l’archivage, l’impression, la numérisation, la diffusion, et parfois la traduction . 3) Coordonner les processus logistiques et administratifs des voyages locaux et internationaux pour le Directeur National ainsi que l’AEDN. Il s'agit notamment de l'avis de projet, l’organisation du transport, invite enregistre / sélection d’hôtel, processus de visa, réservation de voyages et de réservation d'hôtel. 4) Fournir un soutien administratif aux consultants, des employés temporaires ou autres départements ou des unités relevant du bureau du directeur national, des invités internationaux, et d'autres intervenants avec la Direction Nationale. 5) Traiter les demandes du partenariat avec l'implication des membres de l'équipe de direction, le cas échéant. 6) Accomplir d’autres tâches au besoin pour aider le Directeur National pour la planification et l'exécution des activités liées au bureau exécutif. Il s'agit de l'organisation des activités spirituelles et sociales, ainsi que des situations d'urgence. 7) Fournir un soutien a la Secrétaire du Conseil pour organiser, faciliter et enregistrer les rencontres et sessions de développement du Conseil Consultatif. http://job509.com/jobs/show/857-assistante-administrative-a-la-direction-nationale-wvi http://job509.com/jobs/show/833-administrative-officer-comptable The key responsibility of the AO is to ensure smooth functioning of office through handling of administrative and logistical activities and support to the Investment Team. The AO reports to the Managing Partner in charge of Administration. Administrative activities include - Accounting, budgeting, funds requests from Head Office - Procurements, monitoring of office leases, equipment service contracts, and relationships with outside vendors; expense report approvals, etc. - Petty cash and transactional relationship with bank - Local payroll, personnel records; reports to Labor Department - Filing system (implementation and supervision of M-Files), back-ups and retention of all official documents - Liaison with Global team on administrative matters - Compliance with internal policies and the law Logistical activities include - Daily supervision and organization of driver(s) – Assistance in recruitment, where required - Office / apartment and car(s) maintenance - Liaison on IT and internet procurements and issues - Liaison with RM/GB on premises issues (Apartment & Office) - Security Support to the Investment Team - The AO will provide assistance to the investment team as needed - Help Managing Partners with organization of events Management - Management of personal, drivers, apt. cleaners, etc. http://job509.com/jobs/show/833-administrative-officer-comptable http://job509.com/jobs/show/816-secr-taire-receptioniste - Réception et correspondance avec la clientèle - Suivit de la base de donnée de la clientèle sur ordinateur et internet. - Classement des dossiers et correspondances de l'administration - Classement des factures / travail en parallèle avec le service de comptabilité pour les comptes A/R et A/P. - Correspondance Générale - Recevoir les clients - Rapports de caisse à la comptabilité et l'administration http://job509.com/jobs/show/816-secr-taire-receptioniste http://job509.com/jobs/show/778-consultant-logisticien Taches Administratives- Le consultant -logisticien s' assurera que: 1. Les partenaires du projet établissent et maintiennent a jour la base de données statistique les concernant (coordonnées des membres, leur production, etc) 2. Les conseils d' administration s' organisent et vendent les parts sociales des coopératives pour maximiser leur capital social; 3. Les archives du département, au bureau central, sont bien tenues et maintenues a jour; 4. Le membres des associations partenaires respectent et appliquent les 10 principes statuaires obligatoires; 5. Le renforcement en gestion administrative des conseils d' administration est bien assimile et bien applique. Taches Techniques.Le consultant -Logisticien travaille avec les 5 cooperatives regionales. Il veille a: 1. La bonne organisation de leurs bureaux, de leur dépôts, que leurs inventaires sont tenus a jour; 2. Les encadrer pour leurs demandes de subvention tout en leur apprenant a les formuler et rédiger correctement; 3 Développer le sens de la commercialisation et du leadership; 4. Que les dirigeants fassent le suivi efficace et effectifs prises de décision lors de réunions internes ou en assemblées, et respectent leur calendrier d' activités; 5. Qu' elles choisissent un personnel administratif dynamique et compétent; 6. La bonne gestion des ressources humaines et facilite la résolution pacifique des conflits. http://job509.com/jobs/show/778-consultant-logisticien http://job509.com/jobs/show/768-assistante-administrative • Recevoir et traiter les courriers et e-mail de la Direction Générale • Préparer les agendas et les rapports de réunion • Gérer les agendas journaliers: Rendez-vous, visiteurs. • Préparer les correspondances de la Direction Générale et en assurer le suivi • Servir de liaison entre la Direction Générale et les autres Départements, Services ou Sections • Assurer l’archivage des dossiers (commandes, factures, contrats, etc.) et des réunions du conseil d’administration • Préparer les réunions hebdomadaires • Placer les commandes pour les réunions avec les partenaires et étrangers • Assurer la confidentialité des documents administratifs • Veiller à la propreté de la salle de conférence • Assurer la planification et le suivi des voyages des membres de la Direction à l’intérieur du pays ou à l’étranger • Accueillir les visiteurs de la Direction Générale • Préparer la réquisition de demande de matériel de bureau pour la Direction Générale • Effectuer toutes autres tâches confiées par son Supérieur Hiérarchique dans le cadre de ses attributions. http://job509.com/jobs/show/768-assistante-administrative http://job509.com/jobs/show/761-project-assistant- La mission de l’assistant de projet vise à fournir un appui substantiel à l’organisation des activités, la gestion de logistique et la tenue du secrétariat du projet ainsi que la réalisation des rapports financiers. http://job509.com/jobs/show/761-project-assistant- http://job509.com/jobs/show/758-senior-administrative-manager The purpose of the Senior Administrative Manager (SAM) is to oversee all financial management, administration and human resources functions for the TechnoServe Haiti Country Program. The SAM will be responsible for compliance with both donor regulations and internal policies and for planning, organizing, directing and controlling resources for the effective and efficient running of the office and physical facilities. The SAM promotes professional work practices and corporate values to enhance performance and deliver TechnoServe’s mission. The role is vital to ensuring the effectiveness and efficiency of the country program’s day to day operations. Duties and Responsibilities: Financial Management Manage preparation of proposal budgets and other financial reports and statements Provide country-level coordination of internal and external audits Conduct regular analyses of project spending, including: Ensuring proper allocation and accounting of resources that are funded by multiple sources Ensuring that expenditures comply with budget guidelines and, in coordination with the Country Director and Project Managers, ensuring that expenditures are reasonable and contribute to project objectives Assessing the rate of project spending and keeping management team apprised of major variances between actual and projected spending Oversee procurement for main office and field offices, including: Ensuring that procurement procedures and policies are developed and implemented in accordance with donor regulations and TechnoServe policy Developing budget recommendations for operating expenditures and/or capital outlay personal services, equipment and materials Obtaining and analyzing competitive price quotations/pro-forma invoices for the review and approval of the Country Director, Managing relationships with suppliers, service providers, customs authorities and relevant government agencies with a view to expediting procurement activities Writing local purchase orders and ordering materials and supplies Human Resources Manage the implementation of various HR tasks, including staff recruitment, preparing offer letters, coordinating and summarizing performance appraisal process, training, conducting salary surveys, compliance with timesheet procedures, liaising with TechnoServe head office on corporate HR matters and updating terms and conditions of employment. Work closely with Country Director and Project Managers to ensure that appropriate staff are assigned to projects or tasks efficiently and effectively Develop and review job descriptions as necessary Develop and coordinate implementation of an orientation agenda for all new employees Be familiar with and ensure compliance with Haitian labor laws and standards as well as internal TechnoServe policies When necessary liaise with legal counsel for advice on HR and other matters Administration Ensure timely filing of all legal documentation to relevant government offices to maintain TechnoServe in good legal and tax standing in Haiti Supervise administrative support staff, financial controller, drivers, cleaners and guards, scheduling work assignments as necessary, setting priorities and approving timesheets Ensure that the vehicle fleet is properly managed from an operations and maintenance point of view, and that vehicle policies are appropriate and enforced Manage contract for office and other facilities Maintain TechnoServe Haiti’s Procedures and Employee Manuals Establish and oversee compliance for staff per diem, vacation and travel policies, as specified in the Employee manual Organize office maintenance, repair work and supervising the implementation of new office systems. Arrange for resident/work permit for expatriates In coordination with the Country Director and Project Managers, prepare and manage consulting contracts Manage contracts, logistics and all administrative matters (eg, timesheets, etc.) for all consultants Logistics Manage the organization of key events, including board visits, seminars and conferences Manage and ensure that the staff/ guests travel and accommodation requirements are placed as requested. Manage planned and ad hoc official trips by TechnoServe executives, consultants, funders, visitors and other staff. Manages resources: Supervises all administrative support staff, controller, admin assistants, drivers, cleaners and guards Maintains active links with government agencies and vendors and other external service providers, as relates to legal status of country operations Perform any other duties as requested. http://job509.com/jobs/show/758-senior-administrative-manager http://job509.com/jobs/show/752-administrative-technical-executive-assistant Under the direction of the Chief of Party (COP) and Deputy Chief of Party (DCOP), the Administrative /Technical Executive Assistant will provide administrative and clerical services in order to ensure effective and efficient operations of PROJUSTICE’s technical activities. A high level of organization is key to effective functioning in this position. Also key is an understanding of USAID and Tetra Tech (Tt) DPK financial , recordkeeping and reporting regulations. All work will be conducted in a service-oriented spirit and in interaction with technical staff. - Assist COP/DCOP with administrative duties as requested. - Manage project technical documentation according to DPK filing system. - Setup and coordinate meetings and conferences. - Maintain/update the meeting calendar; keep duly informed participants in meetings about updates, changes, cancellations. - Assist with logistics for seminars, workshops, and other events (request offers, rental equipment, and interpreters; copy, assemble and distribute packets for meetings; etc). - In coordination with the Human Resources Manager, assist with technical staff recruitment in screening telephone calls, scheduling interviews, researching the Internet to locate potential job candidates, scanning resumes, and assisting with planning new employee coordination meeting, compiling materials and maintaining employee database records. - Assist with tracking staff time off and preparation of monthly timesheets. - Arrange travel for technical staff and transportation and accommodation for visitors and consultants. - In coordination with the Office Manager, assist with project procurement in compliance with USAID and Tt DPK requirements. - Other duties as assigned by the COP/DCOP. http://job509.com/jobs/show/752-administrative-technical-executive-assistant http://job509.com/jobs/show/695-administrateur-comptable Responsabilités : • Gérer la comptabilité de l’administration de l’institution • Saisir quotidiennement toutes les transactions financières • Préparer les rapports financiers selon les calendriers établis • Assister le directeur dans la gestion des ressources humaines et matérielles et dans la préparation des budgets • Coordonner les opérations d’audit • Préparer les outils de gestion financière pour les programmes de terrain • Développer des systèmes de gestion administrative et financière • Veiller au strict respect des normes de gestion administrative et financière et l’archivage des pièces soutenant les transactions. http://job509.com/jobs/show/695-administrateur-comptable http://job509.com/jobs/show/687-responsable-de-livraison-et-recouvrement - Responsable du recouvrement - S;assurer du controle de qualité a l'achat et du controle du stock - Gerer les livraisons et s'assurer de faire le suivie avec les clients. - Responsable d'une flotte de 10 camions de livraison http://job509.com/jobs/show/687-responsable-de-livraison-et-recouvrement http://job509.com/jobs/show/686-secr-taire Réception et correspondance avec la clientèle pour enregistrement et suivit des réservations de groupes et individuels. - Suivit de la base de donnée de la clientèle sur ordinateur et internet. - Classement des dossiers et correspondances de l'administration - Classement des factures / travail en parallèle avec le service de comptabilité pour les comptes A/R et A/P. - Correspondance Générale http://job509.com/jobs/show/686-secr-taire http://job509.com/jobs/show/628-administrative-assistant- We are looking for a creative, quick learner, passionate person who has BIG dreams and wants to grow as an independent entrepreneur in the Entertainment/ Event planning field. http://job509.com/jobs/show/628-administrative-assistant- http://job509.com/jobs/show/523-assistant-la-logistique-import-export • Responsable de la Documentation, des Suivis Ponctuels, et divers autres tâches administratives. • Préparation des documents d’Importation et d’Exportation (Copies, remplissage de formulaires, Correspondances, préparation des jeux de documents pour des entités diverses, etc.) • Gestion et Stockage Virtuel des documents d’expédition • Manipulation et Gestion des documents physiques • Préparation des Correspondances, des réquisitions de chèque et les récupérer à la banque • Remplissage et Envoi des formulaires de demande SGS (AV, DPI) • Préparation des envois express • Requête de signatures • Réquisition de fournitures de bureau pour le département • Mise à jour du tableau de contrôle • Suivis des dossiers ponctuels en attente à l’interne (chèques, transfert, inventaire, etc.) • Suivis des dossiers ponctuels en attente à l’externe (avec les lignes d’expédition, le commissionnaire en douane, notre commis en douane etc.) • Assister son supérieur hiérarchique dans l’accomplissement des tâches • Toute autre tâche du département dans le cadre des attributions http://job509.com/jobs/show/523-assistant-la-logistique-import-export http://job509.com/jobs/show/424-human-resources-and-administration-national-officer Under the overall supervision of the Human Resources Officers (HRO) and in close collaboration with HRM at Headquarters (HQs), MHRO and PAC – Field Personnel Unit, the successful candidate will be responsible and accountable for providing necessary support in the management of human resources of the Mission, including recruitment and related recommendations, retention, promotion, separation, and other administrative actions. In particular, he/she will: 1) Assist the Human Resources Officers in overseeing the Human Resources Management function in the Mission in accordance with the Organization's policies, procedures and practices. 2) Advise the Human Resources Officers on interpreting and applying IOM's Human Resources policies, rules and regulations, as well as standards and techniques taking into account the Mission’s activities; and ensure that local administrative procedures are in place and followed and are in accordance with these practices. 3) Maintain personnel files and ensure that attendance records of all international and national staff of the Mission are maintained. 4) Coordinate with the HRO in the establishment of personnel policies and practices for the national staff. 5) Coordinate with HQs, MAC and PAC and the Finance Section on delivery of benefits/privileges to international staff in the field. 6) Coordinate the preparation of the monthly payroll for national staff. 7) Maintain and update the Mission’s Human Resources PRISM system. 8) Assist in the planning and organizing of the staff development and training for the Mission in close collaboration with HRM/SDL, including the establishment of staff development and training priorities and plans; train the administrative staff of Sub-offices as needed. 9) Advise on staffing issues and oversee the elaboration of project staffing tables, including vacancies and use of temporary assistance to meet exceptional work requirements. 10) Prepare reports pertaining to personnel administration of international and national staff of IOM, as required. 11) Assist the HROs and Resource Management Officer (RMO) in the preparation of administrative reports that may be required by HQs, MAC and PAC, in coordination with all the Sub-Office Heads and Programme Managers. 12) Coordinate the implementation of the Mission's staff evaluation system (SES). 13) Provide support to the Mission on administrative actions. 14) Liaise with and maintain good working relationships with IOM partners as well as with other IOM Missions as necessary for the effective exercise of his/her functions. 15) Train local staff in the relevant areas of human resources and administration. 16) Perform any other duties that may be assigned. http://job509.com/jobs/show/424-human-resources-and-administration-national-officer http://job509.com/jobs/show/409-assistant-comptable Placer appels telephoniques Preparation de borderdeaux, proformas etats de comptes... Controle des contrats http://job509.com/jobs/show/409-assistant-comptable http://job509.com/jobs/show/408-secretaire Secretaire capable de: Preparer des rapports, sur Word et Excel Tenir un classement des dossiers Rediger des lettres http://job509.com/jobs/show/408-secretaire http://job509.com/jobs/show/406-assistant-logistique-magasinier Responsabilités principales: - S’assurer que toutes les marchandises sont stockées et emballées de façon sécuritaire. - S’assurer que les niveaux de stocks sont enregistrés correctement sur les fiches stock. - Vérifiez les livraisons en termes de qualité et quantité, et faire un rapport sur les biens reçus a l’officier de la logistique. - Informer le responsable logistique de problème de marchandises ou de rupture de stock - Organiser le manuel de chargement et de déchargement des véhicules, si nécessaire. - Compiler des rapports mensuels et des stocks des rapprochements des stocks et s’assurer que les écarts dans les niveaux de stock sont signalés au responsable de la logistique. - S’assurer que toutes les procédures respectées par tout le personnel de l’entrepôt. - Etre responsable de la sécurité de l’entrepôt et du stock. - Etre responsable de l’entretien des équipements. - Etre le seul responsable des clés pour accéder a tous l’entrepôt et les magasins. http://job509.com/jobs/show/406-assistant-logistique-magasinier http://job509.com/jobs/show/400-r-ceptionniste • Accueillir les visiteurs et les orienter au bon endroit • Répondre au téléphone, acheminer les appels et prendre les messages • Traiter et distribuer les courriers • Maintenir à jour la liste téléphonique • Commander et gérer les fournitures de bureau • Archiver les documents • Superviser la propreté de la réception • Superviser le nettoyage du personnel de soutien • Mise à jour d’un fichier visiteurs et clients • Toute autre tâche sur demande du Supérieur Hiérarchique dans le cadre des attributions. http://job509.com/jobs/show/400-r-ceptionniste http://job509.com/jobs/show/353-secretary The role of the secretary is to support the sections of the BPU/HP as per the approved priority orders, the Coordination, the different services and generally the whole office in clerical duties. The secretary immediate supervisor is the Coordinator’s nominee or his/her substitute. -Prepare and manage correspondence, reports and docs. -Organize and Coordinate meetings, conferences, travel, arrangements and activities products. -Take, type and distribute minutes of meetings. -Maintain schedules and calendars. -Arrange and confirm appointments. -Organize internal and external events. -Set-up and maintain filing system -Handle incoming mails, documents and other material -Set-up work procedures -Collate information -Maintain databases and files system -Communicate verbally and in writing to answer inquiries and provide information. -Ensure liaison with internal actors and support the Chief of Liaison into liaising with external actors. -Coordinate the flow of information both internally and externally. -Help manage office space -Ensure all the projects documents are all well filed and managed. Documents mainly considered as a data source. -Conception of documents and tools for the automation and improvement of the institution operations. Work Conditions • Overtime may be required in meeting project deadlines. • Sitting for extended periods of time. • Dexterity of hands and fingers to operate a computer keyboard, mouse, and other devices and objects. • Physically able to participate in training sessions, presentations, meetings and on-field visits or mission of supervision and drive. • Some travel may be required for the purpose of meeting with stakeholders, or off-site personnel/management. http://job509.com/jobs/show/353-secretary http://job509.com/jobs/show/334-assistant-secretaire Assister le Directeur Executif avec des lettres, emails, aider les Membres de la Chambre avec informations divers, recherche sur internet, un peu de comptabilite, et aider a organizer des seminaires/forums. http://job509.com/jobs/show/334-assistant-secretaire http://job509.com/jobs/show/325-comptable- -COMPTABLE RESPONSABLE D'ADMINISTRATION COMPTABLE(CPA) -VERIFICATIONS DES COMPTES BANCAIRES -GESTION DU FICHIER QUICKBOOKS DE LA SOCIETE -INVENTAIRE -AMORTISSEMENTS -GESTIONS DES COMPTES A RECEVOIR -PREPARATION DE RAPPORTS COMPTABLE ETC.. http://job509.com/jobs/show/325-comptable- http://job509.com/jobs/show/317-secretaire-executive La Direction Générale est dotée d’un secrétariat exécutif qui remplit les fonctions suivantes : - Recevoir et traiter les courriers de la Direction Générale ; - Assurer la préparation, la transmission des correspondances et leur classement; - Préparer les agendas et les rapports de réunion du DG ; - Travailler avec le Secrétaire du Conseil d’Administration sur la préparation et le suivi  des rapports de réunion du Conseil d’Administration du Groupe ; - Préparer les correspondances de la Direction Générale et en assurer le suivi ; - Assurer le suivi de l’agenda du DG ; - Servir de courroie de transmission entre la Direction Générale et les autres Directions ; - Recevoir et transmettre les appels destinés à la Direction Générale ; - Assurer l’archivage des dossiers (commandes, connaissements, bons de réception, contrats, etc.) et des réunions du conseil d’administration ; - Assurer la sécurité physique et la confidentialité des documents administratifs; - Veiller à la propreté du Bureau (lieu de travail, réception, salle de conférence); - Assurer l’acquisition et l’entretien des matériels et fourniture d’intendance; - Assure la planification et le suivi des voyages des cadres du Groupe à l’intérieur du pays ou à l’étranger ; - Accomplit toutes autres tâches confiées par son Supérieur Hiérarchique dans le cadre de ses attributions. http://job509.com/jobs/show/317-secretaire-executive http://job509.com/jobs/show/262-2-assistant-e-administratif-ve- - Etre en mesure d’accomplir plusieurs taches a la fois : Secrétariat général, traiter, filtrer et orienter des appels téléphoniques - S’occuper de la réception Gérer les priorités et urgences -Assister les Directeurs et autres membres du staff -Gérer le courrier (réception, tri, distribution) -Etre capable de rédiger certaines correspondances -Effectuer la saisie des données -Connaitre toutes les procédures de bureau -S’occuper du classement, archivage des dossiers -Notion de comptabilité http://job509.com/jobs/show/262-2-assistant-e-administratif-ve- http://job509.com/jobs/show/261-senior-administrative-officer- The key responsibility of the SAO is to ensure smooth functioning of office through supervision of administrative, logistical and budgetary activities. More specifically, the SAO will supervise the operational aspects of the Accounting / Financial Controls / Internal Audit / budget, Personnel, IT Procurement, Treasury / Funds Management, Premises, Security, Investment, act as liaison with Global Operation, with an eye to compliance with internal policies and the law. The SAO will provide assistance to the investment team as needed and report to the Managing partner in charge of Operations. • Supervise administrative, personnel, payroll and accounting / Financial Controls staff • Hire, train and supervise administrative staff, as appropriate • Synchronize administrative, and financial systems with those of Global support Unit • Oversee maintenance of office administrative systems, including personnel records, filing systems, approval files, etc. • Monitor office lease agreements, equipment service contracts, and relationships with outside vendors • Develop systems and procedures, lead support staff and investment staff orientation in office policy, and oversee implementation and observance of developed policies and procedures • Oversee all logistical arrangements in support of short-team consultants’ assignments • Serve as key liaison with Global Support operations • Supervise the use of vehicles and cell phones • Supervise the I.T. function • Supervise the filing function • Supervise driver/messengers and organize related duties • Actively participates to budget process with responsibility for monitoring expenses • Ensure project compliance with LC regulations and contract reporting requirements • Maintain tracking systems for office including procurement, equipment inventories, publication/deliverables, approvals, short term technical assignments, reporting • Conduct and other administrative, training, or logistical tasks to ensure efficient and smooth support to the investment team • Achieve the above in full compliance with office policies and procedures; participates to writing of such P’s and P’s. • Help Managing partners with organization of events http://job509.com/jobs/show/261-senior-administrative-officer- http://job509.com/jobs/show/243-information-manager-assistant- The key objective of position of IM Assistant in Léogane is to support the Shelter Regional Sub-hub Coordinator based in Léogane and covering (Gressier, Léogane, Jacmel, Grande and Petit Goave) and the Information Management/PIO Officer (Emergency Shelter and CCCM Clusters) based in Port au Prince in order to provide to all Cluster stakeholders regular information on Camps, NFI, Emergency and Transitional Shelter. He / she will directly report to the Shelter Regional Sub-hub Coordinator based in Léogane, he / she will work in coordination with the Information Management/PIO Officer based in Port au Prince and under the overall supervision of the Head of Office in Léogane. In particular she / he will: General Functions - Collect information from partners and all Cluster related activities. - Regularly update the information in order to guarantee the highest possible level of accuracy and timeliness of the information contained in the databases. - Identify any possible gap in the delivery of Cluster Members’ activities and prepare adequate documentation to highlight/explain those gaps to a broad audience. - Improve/modify any information collection tool striving to guarantee efficiency and effectiveness in the collection. - Share information with other IM colleagues working for other Clusters, working groups, institutions and Authorities in order to foster cross sectoral data analysis in support to decision makers. - Collaborate with CNIGS and Mayors in order to support and build capacity of any information management system that could take over responsibilities once the cluster will phased out. - Assist in any other task requested. http://job509.com/jobs/show/243-information-manager-assistant- http://job509.com/jobs/show/226-secretaire-de-direction La Directrice Exécutive assure le bon déroulement du processus de vente, en la supervision des secrétaires attachées au département. Elle assume la supervision technique des opérations et le suivi des relations avec les fournisseurs et clients. - Préparer les rapports de vente et de stock - Afficher les ventes de véhicules - En collaboration avec les Directeurs de vente, assurer un suivi de certains clients (monter le dossier, préparer le contrat, le pro forma, assurance…) - Maintenir les dossiers de certains clients - Assurer un suivi des contrats - Reçoit les clients et assure la permanence du bureau - Gérer les commandes passées directement par le Directeur - Accomplir toutes autres taches confiées par son supérieur hiérarchique dans le cadre de ses attributions http://job509.com/jobs/show/226-secretaire-de-direction http://job509.com/jobs/show/219-assistante-administrative RESPONSABILITE Assister le projet sur les plans administratifs, financiers et logistiques conformément aux procédures en vigueur TACHES SPÉCIFIQUES 1. Assurer la gestion des systèmes administratifs (disponibilité des formulaires – multiplication/ circulation et publication de documents du projet) 2. Gérer la correspondance interne et externe du projet 3. Assurer la gestion des documents du projet (classement régulier,…) 4. Enregistrer tous les documents distribués 5. Assurer la gestion des biens de CRS (Assigner des numéros d’inventaire…) 6. Soumettre un inventaire périodique de tous les biens de CRS 7. Assurer la gestion des fournitures de bureau et des produits d’entretien 8. Assurer que tous les partenaires ont un dossier et les documents sont classés suivant les principes indiqués 9. Collecter en début de mois les feuilles de présence et assurer le suivi avec le département des Ressources Humaines sur les congés du personnel de l’administration 10. Participer aux réunions et en produire les minutes 11. Exécuter toute autre tâche administrative assignée ou demandée SUPPORTS FINANCIERS 1. Aider le personnel des finances et administration des partenaires à se conformer aux politiques financières de CRS à soumettre à temps les liquidations. 2. Assurer le suivi de justification des avances aux employés et autres instances 3. Gérer la petite caisse selon les procédures de CRS. Concilier les registres et soumettre les rapports périodiquement afin de la renflouer http://job509.com/jobs/show/219-assistante-administrative http://job509.com/jobs/show/164-assistant-e-administratif-ve-comptable - Secrétariat général - Traiter, filtrer et orienter les appels téléphoniques, - Frappe de documents (rapports, courriers, comptes rendus), - Gestion des priorités et des urgences - Communication avec des clients hauts niveaux - Commande de fournitures de bureaux - Assistance administrative aux directeurs - Classement, archivage, constitution de dossiers - Gestion du courrier (réception, tri, distribution...), - Gestion des déplacements - Planification et participations aux réunions, rédaction/diffusion des comptes-rendus - Elaboration des supports et des présentations des réunions Vous veillez à la bonne circulation de l'information à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise. La bureautique n'a pas de secret pour vous (tableur, gestion de bases de données, classement, production et reproduction de textes et de documents...). Vous possédez une expérience d'au moins 5 ans à un poste similaire. http://job509.com/jobs/show/164-assistant-e-administratif-ve-comptable http://job509.com/jobs/show/150-assistant-youth-coordinator Purpose To guide and support the Haitian Red Cross to strengthen its Youth member and volunteer base as well as youth programmes and structures in line with Strategy 2020, the IFRC Youth Policy and the Secretariat overall organisational development framework, so that Youth is: 1. Enabled to plan, lead and deliver services responsive to local vulnerability and contributing to the Global Agenda goals, 2. Educated, enabled and empowered to be active in leading and participating in voluntary activities and in the governance, management and services of the Haitian Red Cross. Key tasks and responsibilities 1. Support and assist the national youth coordinator in the dissemination and implementation of S2020 and the Inter American plan in all issues related with Youth within the Haitian Red Cross, 2. Assist in the contribution of the development of the National Youth Policy and Plan of Action in order to improve the youth engagement in the National Society. 3. Ensure that Youth issues are considered in organizational development and capacity building processes within the Haitian Red Cross and specifically ensure that youth is adequately reflected as a crosscutting issue in programs, 4. Assist the national youth coordinator in facilitating and coordinating the exchange of information, good practices and knowledge sharing withing the National Society, the Latin Caribbean region and the Americas, 5. Assist the national youth coordinator in developing and promoting necessary knowledge and tools on Youth within the Haitian Red Cross (Club25, Youth and Climate change etc), 6. Develop partnership with institutions and organisations (UN, NGOs, government) working with and for Youth 7. Assist to raise funds to cover the Haitian Red Cross Youth activities, 8. Assist in managing resources related to youth work, including the timely development of plans and budget. Duties applicable to all staff 1. Actively work towards the achievement of the goals of the Haitian Red Cross. 2. Abide by and work in accordance with the Red Cross/Red Crescent principles. 3. Perform any other work related duties and responsibilities that may be assigned by the line manager. http://job509.com/jobs/show/150-assistant-youth-coordinator http://job509.com/jobs/show/139-vehicle-fleet-logistics-manager The National Office Vehicle Fleet Manager is responsible for the overall vehicle fleet management. Responsibilities are as follows: Establish a layout design for vehicle dispatch and control work Centre(s), considering such factors as workflow, equipment, tools and supplies (bench stock if applicable). Establish local vehicle fleet management procedures for assigning and using World Vision owned, leased, or rented motor vehicles. Ensure procedures comply with Regional Office and World Vision Vehicle Management policy. Ensure that all WV vehicles are maintained and serviced according to the prescribed intervals and service instructions in the user manuals In partnership with procurement and logistics identify and evaluate and manage appropriate maintenance and repair facilities for all vehicle types to avoid prolonged downtime and lost capacity. Resolve technical problems or ask for technical assistance from the Regional Office or the GC to solve problems that involve maintenance beyond local capabilities. Evaluate and authorize minimum essential repairs to uneconomically repairable vehicles. Establish controls and authorizations around the procurement of parts and services. Evaluate and approve all cannibalization requests. Note: Cannibalization of vehicle parts should be authorized only in times of extreme emergency. Once a part has been cannibalized, immediate actions for reorder and replacement of same must be initiated. Lead the National Office vehicle buy program or vehicle lease management process in partnership with procurement and logistics. Lead the disposal process of vehicles and motorcycles at the end of their life cycle. Develop local procedures to ensure all request to locally purchase vehicle equipment (radio’s, running lights, etc.) that Vehicle Management has maintenance responsibility for are coordinated through the procurement office. Ensure proper documentation of vehicle accident and abuse repairs. Ensure vehicle deficiency reports are processed in accordance with the warranties and contractor vehicle maintenance statement of work. . Maintain vehicle active and historical data on each vehicle. Track, analyze and report VFM data monthly on key performance indicators (KPI’s) (manpower, costs per kilometre rates, maintenance costs, etc.) to find weak or deficient areas, and set up corrective policies and procedures. Identify specific vehicles, vehicle types or users that require an excessive amount of maintenance effort and initiate the process to correct the problem. Conduct collaborative ministry support meetings with section supervisors to identify and solve vehicle maintenance and operability problems. Ensure manufactures repair and inspection requirements are accomplished and subsequent documentation is prepared promptly and accurately. Stay abreast of all National laws, regulations and policies in matters associated with Vehicle Fleet Management. http://job509.com/jobs/show/139-vehicle-fleet-logistics-manager http://job509.com/jobs/show/99-secretaire-receptionniste Titre du Poste Réceptionniste - Secrétaire Description sommaire des taches La Réceptionniste reçoit les appels et les messages et en assure le suivi, reçoit et oriente les visiteurs et les clients. Elle participe aux travaux de secrétariat, de saisi informatique et remplace la Secrétaire en cas d’absence. Description détaillée - Répondre au téléphone et transférer les appels ainsi que les messages - Gérer la liste téléphonique (courriels, téléphones, contacts…) - Recevoir et orienter les visiteurs et les clients - Tenir les dossiers de clients spéciaux (anniversaires, fêtes…) - Recevoir et distribuer le courrier - Rédiger les lettres de service - Gérer les déplacements des messagers - Assister la Secrétaire dans les taches de classement, de dactylographie. - Remplacer la Secrétaire au besoin - Accomplir toutes autres taches confiées par son supérieur hiérarchique dans le cadre de ses attributions http://job509.com/jobs/show/99-secretaire-receptionniste http://job509.com/jobs/show/81-assistant-chef-de-mission Sous la responsabilité directe du Chef de Mission, L’Assistant Chef de Mission lui apporte soutien et assistance, notamment dans les domaines suivants : - La collecte et l’analyse d’informations tant sur le plan politique, sécuritaire et humanitaire que sur le plan sanitaire, - La gestion de la communication interne, - Les contacts et la représentation MSFF, - La Gestion Administrative et le Suivi de dossiers de fonds. http://job509.com/jobs/show/81-assistant-chef-de-mission http://job509.com/jobs/show/67-accounting-clerk Provides accounting and clerical support to a Controller. The following responsibilities may apply - Data entry, basic filing, data analysis and manipulation, monthly reporting. Administrative duties and special projects as required. http://job509.com/jobs/show/67-accounting-clerk http://job509.com/jobs/show/22-administrative-assistant -Provide confidential administrative support to the President -Ensure timely preparation of any administrative documents and reports as requested -Responsible for scanning and reporting information to Miami partner on a daily basis -Work on assigned special projects, book travel and logistical needs -Order parts, tools, and office supplies http://job509.com/jobs/show/22-administrative-assistant http://job509.com/jobs/show/19-assistant-e-administratif-ve- Véritable pivot de l'entreprise, vous êtes en relation avec tous les services et toutes les entités du groupe. Polyvalent(e) vous êtes en mesure de prendre en charge une multitude de tâches aussi différentes soient elles : - Secrétariat général - Traiter, filtrer et orienter les appels téléphoniques, - Frappe de documents (rapports, courriers, comptes rendus), - Gestion des priorités et des urgences - Communication avec des clients hauts niveaux - Commande de fournitures de bureaux - Assistance administrative aux directeurs - Réponses aux appels d'offres - Classement, archivage, constitution de dossiers - Gestion du courrier (réception, tri, distribution...), - Gestion des déplacements - Planification et participations aux réunions, rédaction/diffusion des comptes-rendus - Elaboration des supports et des présentations des réunions Vous veillez à la bonne circulation de l'information à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise. La bureautique n'a pas de secret pour vous (tableur, gestion de bases de données, classement, production et reproduction de textes et de documents...). Vous possédez une expérience d'au moins 2 ans à un poste similaire. http://job509.com/jobs/show/19-assistant-e-administratif-ve-